​График документооборота

Сегодня расскажу о регламенте, который традиционно считают бухгалтерским. Хотя на самом деле он нужен для управления бизнесом. Но и бухгалтерии без него никуда.

График документооборота — это схема прохождения документов внутри компании. В нем устанавливаются виды документов, ответственные за их создание и прохождение и сроки каждого этапа обработки. Если такого графика нет, Петр Иваныч из отдела снабжения режет воблу на накладной поставщика, а Марья Васильевна в бухгалтерии списывает со склада несуществующие с точки зрения бухучета материалы и не понимает почему программа ругается, высвечивая красные остатки. 

С 2022 года в России есть отдельный бухгалтерский стандарт, который регулирует правила составления и обработки бухгалтерских документов — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он определяет документооборот так: «Движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения». Перевожу на русский.

Бухгалтерский документооборот охватывает только бухгалтерские документы:

1️⃣ Первичные учетные документы  

2️⃣ Оправдательные документы  

3️⃣ Регистры бухгалтерского учета  

Их движение начинается в момент составления. И это движение не должно быть не таким, как в моем примере. При наличии графика документооборота начальник отдела снабжения объяснит Иванычу, что после подписания накладной у него есть три дня на сдачу документа в бухгалтерию. Иначе никакой больше воблы на складе.

После составления бухгалтерские документы могут проходить через несколько ответственных сотрудников из разных подразделений. Завершением исполнения, как правило, будет составление на их основе финансовой отчетности и передача в архив. Документы не обязательно должны быть бумажными, но и для электронных документов график документооборота необходим. Без него хаос в бухгалтерии будет современным, продвинутым и с удобными кнопочками.

Обычно график документооборота оформляется как часть учетной политики компании. И, несмотря на то, что учетную политику готовит главбух, график документооборота стоит разрабатывать в плотном контакте с директором. Во-первых, это его зона ответственности: согласно п. 28 ФСБУ 27/2021, документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта. Во-вторых, он лучше понимает какого взаимодействия между подразделениями нужно достичь. И график документооборота — отличное средство, чтобы устранить затыки там, где они есть, и добавить бюрократии туда, где царит анархия.

Поэтому не стоит рассматривать график документооборота как часть бухгалтерского учета. Правильнее смотреть на него как на часть системы внутреннего контроля, которая позволяет вовремя и без ошибок готовить информацию, необходимую не только для подготовки финансовой отчетности, но и для оперативного управления компанией.

График документооборота можно составить в виде схемы, текстового документа или таблицы — утвержденных форм нет. Главное, чтобы его было удобно читать, и он отвечал на вопросы:

👉 Какой документ составляется в какой ситуации?

👉 Сколько экземпляров нужно составить?

👉 Кто отвечает за составление документа?

👉 Кто подписывает документ?

👉 Кому и в какие сроки передается документ?

👉 Кто и в какие сроки обрабатывает документ?

👉 Кто и когда сдает документ в архив?

Составление графика документооборота позволяет по-новому взглянуть на организационную структуру компании и бизнес-процессы. Это полезное упражнение для руководителя, которое может дать мощные инсайты. Но важно понимать, что бухгалтерский документооборот — лишь часть общего документооборота компании. И график документооборота нужен не только в бухгалтерии. А главное, без воли руководителя, который заставляет команду соблюдать его, — это просто бумажки.