Нормы компенсации за личное авто повысили. Что с налогами и не выгоднее ли аренда?

 

Нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника повысили в два раза. Причем работают они задним числом — с 1 января 2024 года. 

Компенсация: учтите новые нормы расходов

По общему правилу компенсацию положено учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Но только в пределах норм, которые утверждает Правительство. Сверхнормативные суммы в налоговом учете не признавайте.

Учтите, что есть особенность признания компенсации в налоговом учете. День списания суммы на прочие расходы — это дата перечисления денег на счет работника или их выдачи из кассы. Причем независимо от того, какой метод применяет компания — начисления или кассовый (подп. 4 п. 7 ст. 272 и п. 3 ст. 273 НК).

С 5 апреля 2024 года вступили в силу новые нормы компенсации за использование личного автомобиля (постановлениe Правительства от 03.04.2024 № 417). Как изменились нормативы, смотрите в табл. 1.

Таблица 1. Новые нормы компенсации за использование личных автомобилей

Вид транспортного средства	Новая норма (руб./мес.)	Старая норма (руб./мес.)
Легковые автомобили с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно	2400	1200
Легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2000 куб. см	3000	1500
Мотоциклы	1200	600

 

Выплату компенсации за использование личного автомобиля вы прописываете в трудовом договоре с работником или в дополнительном соглашении к нему. Конкретный ее размер тоже устанавливаете в письменной форме — опять же в трудовом договоре, допсоглашении или отдельном приказе (ст. 188 ТК). То есть сумма компенсации, которую вы написали в трудовых документах, может быть и выше «прибыльного» норматива.

Новые нормы работают задним числом, с 1 января 2024 года (п. 2 постановления Правительства от 03.04.2024 № 417). Возникает вопрос: можно ли применить повышенные нормативы тоже задним числом? Ответ на него зависит от того, как оформлены ваши «трудовые» документы. На практике возможны, например, такие варианты.

Компенсация в трудовом договоре или приказе указана в старом размере. При этом ссылки на само постановление нет. Например, формулировка такая: «Приказываю назначить менеджеру А.С. Петрову ежемесячную компенсацию за использование его личного легкового автомобиля марки “Опель Астра” с объемом двигателя 1300 куб. см, регистрационный номер — К406КН97, номер паспорта технического средства — 50МТ798305, цвет — красный, в служебных целях в размере 1200 руб. Выплату компенсации производить с 1 января по 31 декабря 2024 года. Основание: п. 9 трудового договора от 13.12.2022 № 207». В этом случае безопаснее повысить компенсацию с 5 апреля, издав допсоглашение или новый приказ. Но они не будут иметь обратной силы, и вы не обязаны будете ничего доплачивать. Соответственно, повышенные суммы попадут в состав налоговых расходов тоже с апреля.

Компенсация установлена со ссылкой на приказ. Например, формулировка такая: «…назначить… ежемесячную компенсацию за использование личного легкового автомобиля… в размерах, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92…». Конкретные суммы не названы. Получается, что вы становитесь обязаны доплатить компенсации — ведь утвержденные размеры компенсаций увеличились именно с 1 января. Сумму доплаты спишите на прочие расходы.

Компенсацию и так платите в повышенном размере. Допустим, компенсация прописана так: «…назначить… ежемесячную компенсацию за использование личного легкового автомобиля… с объемом двигателя 2500 куб. см… в размере 3000 руб…». То есть все это время вы платили компенсацию в повышенном размере, но в налоговых расходах учитывали ее в пределах старых норм из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Теперь вы вправе списать на расходы суммы в пределах новых норм, причем с начала года. Отнесите недосписанную разницу на прочие расходы в текущем периоде, уточненку за 1-й квартал 2024 года в данном случае подавать не обязательно. Ведь переплата по налогу возникла из-за изменений законодательства, имеющих обратную силу, и у вас возникли расходы, которые раньше нельзя было признать (п. 1 ст. 54 НК).

Пример Менеджеру ООО «Компания» Алексею Петрову с начала года установлена ежемесячная компенсация за использование личного легкового автомобиля в размере 5000 руб. Сумма рассчитана с учетом затрат сотрудника на содержание автомобиля, покупку ГСМ и т. п. Объем двигателя автомобиля — 2500 куб. см. С января по март включительно работнику платили каждый месяц по 5000 руб. компенсации, но учитывали траты в пределах старых норм — 1500 руб. в месяц. Всего за три месяца списали 4500 руб. (1500 руб. × 3 мес.). В апреле, в связи с повышением нормативов, бухгалтер пересчитал суммы. Теперь в налоговом учете можно списать 9000 руб. (3000 руб. × 3 мес.). Неучтенную разницу — 4500 руб. (9000 – 4500) бухгалтер списал на прочие расходы в апреле.

 

Чиновники настаивают: траты на бензин, ГСМ, ремонт автомобиля уже заложены в нормативах компенсации. Поэтому списать эти расходы отдельно нельзя (письма Минфина от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339, от 09.11.2022 № 03-03-06/1/109006 и от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838). То есть если работник, которому вы платите компенсацию, потратился на ГСМ или ремонт, вы можете возместить ему расходы. Но не вправе признать эти траты в налоговом учете. Даже если сотрудник подтвердит их первичкой.

На заметку По грузовикам норм компенсации нет Возможность учесть компенсацию водителю в установленном вами размере, а не в пределах норм, есть, когда речь идет о грузовике. Ведь в Налоговом кодексе говорится о нормировании компенсации за использование именно личных легковых авто (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Компенсация же за грузовой автомобиль может быть учтена в составе прочих расходов в полном объеме на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК (письмо Минфина от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150)

Для НДФЛ и взносов нормы компенсации не применяйте

Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217, ст. 188 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). То есть это размер, который прописан в трудовом договоре или приказе. Нормы из постановления № 92 здесь не применяйте.

Финансисты настаивают: если транспортное средство не является личным имуществом работника, то есть не принадлежит ему на праве собственности, то нормы НК, освобождающие компенсацию от «зарплатных» налогов, не работают. Соответственно с компенсации за чужой автомобиль придется рассчитать НДФЛ и взносы. Кроме того, по мнению чиновников, нужно подтвердить фактическое использование машины в интересах работодателя и конкретные суммы расходов (письма Минфина от 30.09.2021 № 03-04-05/79075 и от 24.11.2021 № 03-04-06/94831). Поэтому, чтобы гарантированно избежать претензий проверяющих в отношении НДФЛ и взносов, запаситесь бумагами, подтверждающими:

·         право собственности сотрудника на машину — договор купли-продажи, ПТС, свидетельство о регистрации;

·         использование автомобиля в интересах компании — путевые или маршрутные листы;

·         обоснованный размер компенсации — справка-расчет с учетом износа машины и расходов на горюче-смазочные материалы и расходники, чеки ККТ с автозаправочных станций.

Аренда: нормативов нет, но следите за документами

Арендные платежи за временное пользование имуществом по общему правилу включают в состав прочих расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Плата за аренду автомобилей сотрудников — не исключение (письмо Минфина от 24.10.2022 № 03-03-06/1/102614). Значит, вы вправе отнести ее на налоговые затраты в той сумме, которая определена договором.

Важно уделить внимание тому, как оформлены документы, иначе проверяющие могут признать траты неподтвержденными (ст. 252 НК). Во-первых, в договоре подробно пропишите технические характеристики машины, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль вы арендуете у работника. Для этого перенесите в договор сведения из ПТС или свидетельства о регистрации.

Во-вторых, оформите получение авто в аренду актом о приеме-передаче транспортных средств. Составьте его в произвольной форме либо используйте унифицированный бланк ОС-1 или ОС-1б из постановления Госкомстата от 21.01.2003 № 7. В-третьих, не помешает и акт об оказании услуг по аренде. Правда, вы обязаны его составлять, только если это прямо предусмотрено договором. Периодичность составления — ежеквартально, ежемесячно и т. п. — также пропишите в договоре. Можете не оформлять документ, если договор этого не требует.

На заметку Наемный сотрудник — это не экипаж Гражданское законодательство предусматривает два вида аренды транспорта: с экипажем и без (ст. 632 и 642 ГК). Если заключите с обычным наемным работником договор аренды с экипажем, документ могут признать недействительным (ст. 168 ГК). Дело в том, что в пункте 2 статьи 635 ГК прямо сказано: «члены экипажа являются работниками арендодателя». Он же несет расходы по их содержанию и оплате их услуг. То есть предполагается, что собственник авто — это работодатель экипажа. Обычный сотрудник, не предприниматель, работодателем быть не может. Поэтому безопаснее заключить с ним договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК). Так вы просто получаете автомобиль работника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК)

Расходы по содержанию и эксплуатации транспортного средства ложатся на арендатора, если договором не предусмотрено иное (ст. 644, 646 ГК). Поэтому, если несете подобные траты, к примеру, ГСМ, бензин, ремонт, техосмотр, можете признать их в налоговом учете (подп. 11 и подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

Дату признания арендной платы в налоговых расходах определяйте по общим правилам. При методе начисления списывайте траты, как только начислите их. Не имеет значения, заплатили вы уже сотруднику или нет (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК). При кассовом методе вы, разумеется, отнесете арендную плату на расходы в момент ее выплаты сотруднику (п. 3 ст. 273 НК).

Сравнительную таблицу по налоговому учету компенсации и аренды найдете ниже. Она поможет понять, что выгоднее для вашей компании.

Таблица 2. Сравнение налогового учета компенсации за личное авто и арендной платы

Особенность учета	Как учитывать при компенсации	Как учитывать при аренде
Предельный размер	В пределах норм из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92	Предельного размера нет
Момент признания в налоговом учете	В момент оплаты — независимо от метода определения налога на прибыль: начисления или кассовый	При методе начисления можно признавать ежемесячно, независимо от оплаты. При кассовом — по оплате
Дополнительные расходы (бензин, ГСМ, расходные материалы, запчасти, ремонт)	Списать в налоговом учете нельзя	Можно признать в налоговом учете, если расходы по содержанию и эксплуатации транспорта несет арендатор
Подтверждающие документы	Трудовой договор, дополнительное соглашение к нему или приказ. Подтверждающая первичка от сотрудника не нужна	Договор аренды, акт о приеме-передаче транспортных средств в пользование. Акт об оказании услуг оформлять необязательно

 

Удержите НДФЛ с арендной платы

Страховые взносы с арендной платы не начисляйте, несмотря на то, что речь идет об отношениях сотрудника и работодателя. Ведь вы оплачиваете аренду не в рамках трудовых отношений, а по договору о передаче имущества во временное пользование. Поэтому объекта обложения страховыми взносами не возникает (п. 4 ст. 420 НК и письмо Минфина от 19.10.2022 № 03-04-06/101306).

А вот НДФЛ с арендной платы придется удержать — она является налогооблагаемым доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). В отношении этой выплаты компания-арендатор признается налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК и письмо Минфина от 19.10.2022 № 03-04-06/101306). Удержите НДФЛ в общем порядке — в день выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Сравнительная таблица по НДФЛ и взносам для компенсации и аренды — ниже. 

Таблица 3. НДФЛ и взносы при выплатах за личное авто

Вид выплат	Как платить НДФЛ	Как платить взносы
Компенсация за использование личного автомобиля	Не облагается НДФЛ, но нужны документы, подтверждающие право собственности и использование машины в интересах работодателя	Не облагается страховыми взносами, но нужны документы, подтверждающие право собственности и использование машины в интересах работодателя
Арендная плата	Облагается НДФЛ, удерживает работодатель — налоговый агент	Не облагается страховыми взносами, поскольку это выплата не в рамках трудовых отношений