Соцсети, мессенджеры и «серфинг» в сети

 Проверьте — возможно, вы незаметно подкармливаете похитителей времени. Коллеги поделились, с какими хронофагами регулярно борются и что помогает защитить время от пожирателей. 

Коллеги признаются, что часто отвлекаются на переписки и новости в интернете. Зайдя на минутку в соцсети, они теряют счет времени. Как следствие — дедлайн наступает внезапно, работа проходит в спешке и напряжении. Избавиться от пожирателя не так-то просто, ведь даже если закрыть все лишние вкладки в браузере, уведомления будут приходить на телефон.

Отключите Push-уведомления из соцсетей и мессенджеров, в том числе на телефоне. Тогда всплывающие окна и постоянно пиликающий мобильник перестанут вас искушать — сосредоточиться на работе станет проще. Но совсем отказываться от доступа в соцсети не всегда оправданно. Во‑первых, в соцсетях могут быть рабочие группы. Во‑вторых, есть риск, что вы будете мысленно возвращаться к неоконченным перепискам и отвлекаться еще больше.

Определите для себя, сколько времени готовы отдать соцсетям, и придерживайтесь этого лимита. Например, уходите в интернет на 20 минут в течение всего дня — по 10 минут до и после обеда.

Во время «серфинга» в сети не стоит заниматься рабочими вопросами. А чтобы не увлекаться и контролировать время, установите таймер — как только время на сеть истечет, возвращайтесь к работе.

Общение с коллегами и новыми сотрудниками

Кабинет бухгалтерии, пожалуй, один из самых популярных в офисе — сотрудники приходят проконсультироваться или задать вопросы о начислениях в любое время дня. Такие визиты могут основательно затормозить рабочий процесс. Также время уходит на обучение новых сотрудников — главбухи объясняют новоиспеченным коллегам нюансы работы и в итоге не успевают закончить вовремя свои дела.

Определите время, когда готовы принять сотрудников и ответить на их вопросы, и сообщите коллективу о приемных часах бухгалтерии. Например, еженедельно по вторникам с 10.00 до 12.00 откладывайте отчетность и прочую работу и посвящайте время персоналу. Можно организовать встречи с коллективом, чтобы разъяснить, из чего состоит зарплата, как начисляете отпускные и т. д. А по итогам встреч делать рассылку с ответами на популярные вопросы. Со временем встречи могут сойти на нет — у персонала просто не останется вопросов.

Что касается общения с новыми сотрудниками, главбухи могут сэкономить время и тут. Например, подготовьте для новичков инструкцию и полезную информацию: правила компании, обязанности, план работы и т. д. «Чтобы не отвечать целый день на вопросы, выделяйте на это время — по практике, на это хватает 30 минут. В период испытательного срока просите у сотрудника ежедневный короткий отчет, из которого будет видно, как продвигается его работа, с какими трудностями он сталкивается. Так вы быстрее сориентируетесь, чем можете помочь новичку, и быстрее введете его в бизнес-процессы», — рекомендует Ирина Морозова.

Беспорядок на рабочем месте

Популярный пожиратель времени — беспорядок на рабочем месте и в компьютере. Неразобранные стопки бумаг не позволяют сразу найти нужные сведения. Коллеги делятся, что на поиски документов и контактов может уйти чуть не полдня — в спешке они делают записи на стикерах и в черновиках, а потом безуспешно их ищут. Добавляет сложностей и рабочий стол компьютера — если вовремя не спрятать файл в предназначенную для него папку, на экране плодятся десятки иконок.

Старайтесь убирать бумаги сразу же, как закончили с ними работу. Сразу раскладывайте документы по папкам — отдельно бумаги по сделкам, черновики, распечатки и т. д. В конце дня выделяйте пять минут, чтобы навести порядок, — избавляйтесь от ненужных бумаг, складывайте канцелярские принадлежности. Если прибираться ежедневно, больше пяти минут на это не потребуется. Откажитесь от привычки вести записи на стикерах и в черновиках — есть риск, что информация затеряется. Ведите блокнот с номерами телефонов, папку с реквизитами партнеров. Что касается компьютера — не пренебрегайте порядком и там. Складывайте документы сразу в отдельные папки — «Договоры», «Переписка», «Коммерческие предложения» и т. д. Тогда не придется рыться в файлах и терять на это время.

Недостаток отдыха и недосып

Продуктивность работы зависит не только от организации процессов, немаловажный фактор — это ваше физическое состояние. В частности, в период отчетной кампании коллеги часто пренебрегают отдыхом, засиживаются за бумагами до ночи и не высыпаются. Но решение пожертвовать сном и выходными ради дел только вредит работе — усталость и раздражительность поглощают время.

Позволяйте себе полноценно отдыхать вне зависимости от отчетности и других важных дел. Не задерживайтесь лишний раз в офисе и оставляйте дела за порогом своей квартиры — не несите домой рабочие мысли и переживания. Старайтесь спать не менее восьми часов, иначе из-за недосыпа вы можете стать медлительным и рабочие вопросы будут зависать. Проводите выходные с пользой для себя — за хобби и приятными занятиями, в кругу семьи и друзей. Но не забывайте перезагружаться — периодически устраивайте «день тюленя» в кровати за сериалами .

Привычка браться за несколько дел одновременно

Коллеги делятся, что в надежде быстрее успеть сделать больше дел берутся за несколько задач одновременно. Но в результате главбухи не успевают довести до конца ни одно дело и каждая задача растягивается на несколько дней.

Планируйте рабочее время с вечера и ставьте перед собой не более трех задач на день. Не заставляйте себя прыгать выше головы — оцените возможности и ресурсы и планируйте день исходя из этого. Расставляйте приоритеты — выполняйте задачи по очереди, начиная с неотлагательной.

Переписки и переговоры с контрагентами и налоговой

Львиную долю рабочего времени главбухов пожирают переписки и переговоры. Коллеги постоянно отвечают на письма контрагентов и требования инспекторов. Съедают время и звонки, особенно в отчетный период, когда всплывает множество нюансов по документам.

Сформируйте регламент общения с контрагентами — направляйте им подтверждения платежей и прочие сведения строго в определенное время. Старайтесь не отвечать на письма параллельно с другой работой, отводите на это час-два в день. Также вы можете подключить к вопросу менеджеров. «Подготовьте инструкцию с важными нюансами подготовки закрывающих бумаг: дата документа, формулировка, сумма, наименование контрагента и пр. Передайте памятку менеджерам, чтобы они направляли ее контрагентам при запросе документов. По практике 80 процентов документов благодаря таким инструкциям приходят без ошибок», — делится Ирина Морозова.

Что касается однотипных требований налоговиков, игнорировать запросы, конечно, не стоит. Но спасти время можно и здесь. Например, создайте папку с шаблонами ответов на популярные требования — о зарплатах, расходах, несуществующих расхождениях в отчетах и т. д.