Вам потребуется перестроить работу с сотрудниками и партнерами из-за изменений, которые вступают в силу с 1 сентября.
Впредь вы сможете
быстро и без бумажной волокиты оформлять транспортные накладные,
заказ-наряд и сопроводительную ведомость. С 1 сентября
заработает государственная система электронных перевозочных документов.
Не исключено, что в 2023 году обязательный электронный
документооборот введут для всех.
Если у водителя
только электронные документы, ему потребуется смартфон, планшет и интернет
Договоритесь о переходе
на электронные транспортные накладные
|
C 1 сентября вы сможете перейти
на электронный документооборот. Пока это право,
а не обязанность, и принуждать вас к электронному обмену
партнеры не могут. Минтранс также успокаивает, что у транспортных
компаний остается выбор — оформлять документы на бумаге или
в электронном виде, что обеспечивает поэтапный переход к цифровому
документообороту в сфере автомобильного транспорта (письмо от 14.07.2022 № Д14/59-ПГ). |
Алгоритм обмена электронными транспортными накладными выглядит так:
·
Шаг 1. Грузоотправитель формирует
электронный документ и заверяет усиленной квалифицированной подписью.
·
Шаг 2. Оператор ЭДО проверяет формат
и сертификат квалифицированной ЭП. При успешном результате оператор
передает файл в ГИС ЭПД.
·
Шаг 3. Система проверяет документ
и регистрирует его. Если ошибок нет, ГИС присваивает документу уникальный
идентификатор, оператор направляет документ сторонам перевозки.
·
Шаг 4. Перевозчик сверяет полученный
груз со сведениями в электронной накладной, заверяет своей подписью
и доставляет груз получателю. У водителя есть QR-код с ключевым
набором сведений по документу для ГИБДД.
·
Шаг 5. При сдаче груза
грузополучатель фиксирует сведения о приемке груза и подписывает
файл, после чего свою подпись ставит перевозчик — подтверждает сдачу
груза.
Для подписи ЭПД водителям
потребуется смартфон или планшет, подключенный к интернету.
Что успеть сделать. Если
не определились, менять ли систему обмена перевозочными документами,
можете оценить возможность экономии в сервисе ФНС по адресу
nalog.gov.ru> «Сервисы и госуслуги» > «Калькулятор
эффективности внедрения электронного документооборота». Если ваше
решение в пользу «цифры», выясните у партнеров, кто готов
обмениваться документами электронно. Ведь в их оформлении принимают
участие все: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
Рекомендуем подписать
соглашение, чтобы урегулировать организационные моменты. Например, если будете
использовать транспортную накладную как первичку, то помимо электронного
документа потребуется экземпляр для грузоотправителя на бумаге. Это
оригинал (п. 10 Правил, утв. постановлением
Правительства от 21.12.2020 № 2200). А если первичку
будете составлять отдельно, бумажный оригинал накладной не нужен.
В соглашении можно
предусмотреть и ответственных лиц, которые будут оформлять электронные
документы, ведь файлы потребуется визировать квалифицированной подписью.
Рекомендуем закрепить
возможность обмена бумажными документами — например, в случае сбоя.
Оговорите и ответственность за недостоверные сведения. Хотя, как
уверяют операторы, вероятность ошибок мала, так как файлы проходят проверку
в ГИС ЭПД. Но грамотные условия в соглашении сократят риски
споров.
50 тыс. руб. заплатит
компания, если не окажет клиенту услугу только потому, что
он не предоставил дополнительные персональные данные (ч. 7 ст. 14.8 КоАП)
|
«В приказе ФНС
от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ определено, какие поля считать
обязательными по каждому разделу транспортной накладной. Наша
организация полностью выполняет эти требования — программное обеспечение
„Такском“ подсвечивает обязательные поля, показывает кнопку
с количеством ошибок. Если на нее нажать — подсказывает,
в каком поле ошибка». |
Илья Конохов, старший менеджер продукта по направлению ЭТрН компании «Такском»
|
«Если не заполнены обязательные реквизиты,
то документ не пройдет форматный контроль и не будет
подписан. В частности, если не заполнены обязательные реквизиты
по водителю. Не заполненные обязательные поля будут показаны
в красной рамке». |
Павел Коптелов, руководитель проекта Контур.Логистика
Как участники
автоперевозки формируют и подписывают транспортную накладную, операторы
показали в видеосюжетах. Не переживайте, если не успеваете
принять решение или договориться с партнерами
до 1 сентября, — перейти на электронные документы
вы можете и позже. Пока дедлайна нет.
|
https://www.youtube.com/embed/YEW8P_Esja8 |
https://www.youtube.com/embed/WODrYXKQMlM |
Чтобы формировать
перевозочные документы в электронном виде, нужно:
·
заключить договор с оператором ЭДО
из реестра, который можно будет найти на сайте Минтранса
mintrans.gov.ru;
·
оформить усиленную квалифицированную электронную
подпись для всех сотрудников, которые будут визировать сведения
в транспортной накладной;
·
заключить соглашение между всеми участниками
ЭДО.
|
«Проблемы при запуске новой системы всегда неизбежны, но
они решаются, полагаем, что началу промышленной эксплуатации системы все
критичные вопросы будут закрыты. Но и сейчас некоторые проблемы решаются
на уровне учетного решения. Например, в настоящее время ГИС
не поддерживают сценарий частичной выгрузки из-за недостатка самого
формата. Но фирма 1С со стороны клиентского приложения этот сценарий
поддержала» |
Наталия Моисеенко, руководитель информационно-издательской группы Отдела
продвижения экономических программ Фирма «1С»
Получите новые согласия
на обработку персданных
С 1 сентября
вам потребуется сообщать в Роскомнадзор о планах обрабатывать
персональные данные даже в тех случаях, в которых ранее этого
не требовалось. Например, если потребовались сведения, чтобы оформить
клиенту пропуск в офис или заключить с ним гражданско-правовой договор.
Дело в том, что в законе сократили перечень случаев, когда уведомлять
не обязательно (Федеральный закон
от 14.07.2022 № 266-ФЗ). В частности, среди новых
ситуаций, когда компания обязана направить уведомление в Роскомнадзор:
·
оформление гражданину однократного пропуска
на территорию и пр.
Из перечня
исключений убрали и случаи, когда вы не распространяете
и не передаете третьим лицам персональные сведения без согласия
их владельца, а используете их исключительно для исполнения
договора. При таких обстоятельствах до 1 сентября компания вправе
не направлять уведомления (ст. 22 Федерального
закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Кроме того, надо будет
в течение суток сообщить в Роскомнадзор об утечке персональных
данных. А позже и о том, как провели внутреннее
расследование. Причем сделать это надо в течение 72 часов (ч. 12–14 ст. 19, ч. 3.1 ст. 21 Закона
№ 152-ФЗ в ред. от 01.09.2022).
Пока без
уведомлений могут обойтись компании, которые применяют неавтоматизированную
обработку персданных (подп. 8 п. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).
Что успеть сделать. Убедитесь,
что компания есть в реестре Роскомнадзора, и заручитесь согласием
сотрудников и клиентов на обработку их сведений.
Брать согласие
потребуется чаще. Например, работник вправе не предоставлять свою
биометрию для фотографии на пропуск. И отказ —
не основание, чтобы не выдать пропуск (ч. 3 ст. 11 Закона
№ 152-ФЗ в ред. от 01.09.2022). А вот
за обработку сведений без согласия сотрудника компании грозит штраф
до 150 тыс. руб., руководителю — до 40 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).
Как составить согласие на обработку
персональных данных
Предупреждайте сотрудника
и о том, какие сведения о нем получили от третьих лиц.
Выдайте уведомление, где укажете категории персональных данных. Но сделать
это нужно будет до того, как начнете обработку полученной информации (п. 2.1 ч. 3 ст. 18 Закона
№ 152-ФЗ в ред. от 01.09.2022). При необходимости
обновите форму — для этого можете воспользоваться образцом.
Обновите правила по охране труда
Новых работников
и тех, у кого закончится срок действия удостоверения по охране
труда, нужно обучать по новым Правилам (утв. постановлением
Правительства от 24.12.2021 № 2464). Сотрудников
потребуется обучать не только азам оказания первой помощи,
но и применению СИЗ — респираторов, спецодежды и т. д. (п. 4 Правил № 2464).
Абсолютно новое
требование для обучения внутри предприятия — наличие не менее одного
оборудованного места для обучения на 100 работников, которые должны
учиться охране труда (п. 96, 97 Правил № 2464). За нарушения
компании грозит штраф до 80 тыс., руководителю —
до 5 тыс. руб.
Что успеть сделать. Разработайте
регламент обучения по охране труда. Определите, кто, кого, когда
и по какой программе должен обучать и какие локальные документы
нужно оформить.
Утвердите перечни
профессий и должностей работников, которые должны пройти стажировку
на рабочем месте. И, разумеется, сами программы по вводному инструктажу,
объему стажировки, а также программы:
·
по оказанию первой помощи;
·
применению средств защиты;
·
общим вопросам охраны труда и спецоценки
условий труда;
·
обучения безопасным методам и приемам
выполнения обычных работ;
·
обучения безопасным методам и приемам
выполнения работ повышенной опасности.
Если обучение проходит
в организации, а не в спеццентре, потребуется организовать
проверку знаний в комиссии, назначенной руководителем. Микропредприятиям
достаточно, чтобы руководитель назначил одного человека, который проверит
знания.
Комментариев нет:
Отправить комментарий