Когда выдавать новый документ — СТД-Р

 

Заявление о выдаче справки о доходах и суммах налога для сотрудника, который увольняется

 

                                                                                                                              Директору

                                                                                                                              ООО «Компания»

                                                                                                                              Иванову И.И.

 

                                                                                                                              от Серова П.С.

 

Заявление

 

В соответствии с пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ прошу выдать мне два экземпляра справки о доходах и суммах налога за 2019 год и за период с начала 2020 года по день увольнения — 14 февраля 2020 года.

 

14.02.2021                                                                           Серов                                                         П.С. Серов

 

Справка о каких доходах обязательна, а о каких нет

Сколько есть времени для подготовки необязательных документов

С 1 января к перечню документов, которые вы обязаны выдать работнику в день увольнения, добавился еще один — СТД-Р. Штраф за опоздание или невыдачу любого документа может составить до 70 тыс. руб.

Обязательные документы

Ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена не только в КоАП, но и непосредственно в ТК . Чтобы не попасть на штрафы, работнику в день увольнения нужно выдать как минимум шесть обязательных документов (см. в табл. 2).

Таблица 1. Что грозит, если не выдать сотруднику обязательные документы или опоздать с необязательными

Кому грозит штраф	Размер штрафа
Компании	Штраф до 50 000 руб. и до 70 000 руб. — за повторное нарушение (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП)
Работнику, который отвечает за выдачу документов уволенным	Штраф до 5000 руб. и до 20 000 руб. — за повторное нарушение (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП). Дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК)

 

Таблица 2. Какие документы и по какой форме выдавать

Документ	Ссылка на норму закона	Форма
Без заявления строго в день увольнения
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р	Статьи 80 и 84.1 ТК	Трудовую книжку можно оформлять только на бланках, приобретенных у их законных распространителей. Приказ Минтруда с формой СТД-Р на момент подписания номера в печать находился на регистрации в Минюсте
Расчетный листок	Статья 136 ТК	Произвольная, которая применяется в компании. Этот документ выдают при выплате в том числе последней зарплаты
Справка о сумме заработка за два года и об исключаемых периодах. Требуется для расчета пособий	Пункт 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ	Из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н
Выписки из СЗВ-М	Статьи 11 и 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ	Из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п
Выписка из СЗВ-СТАЖ		Из постановления Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п
Копии разделов 3 из расчетов по страховым взносам		Из приказа ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@
По заявлению работника в течение трех рабочих дней
Справка о доходах и суммах налога	Пункт 3 статьи 230 НК, статья 84.1 ТК	Бланк возьмите из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@
Справка о заработке для службы занятости	Статья 84.1 ТК	По форме регионального центра занятости, по рекомендованной Минтрудом или произвольной
Справка о доходах для получения дополнительной ежемесячной выплаты на детей		По форме из отделения соцзащиты, из ПФР или произвольной
Любые документы по работе: копия приказа о приеме на работу, об увольнении, о переводах и т. д.		По унифицированной форме или собственной с обязательными реквизитами

 

СТД-Р. Этот бланк — новая форма со сведениями о трудовой деятельности работника в данной

компании. С 2020 года ее надо выдавать при увольнении, но только тем сотрудникам, кто отказался от бумажной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК). СТД-Р нужна уволенным, чтобы показать ее своим новым работодателям. Аналогично, если к вам придет трудоустраиваться человек, который отказался от бумажной книжки, он также принесет СТД-Р от своих предыдущих работодателей.

Когда сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку или еще не определился с выбором способа ведения документа, то вы как работодатель продолжите вести бумажную трудовую и при увольнении выдадите ее на руки сотруднику. Тогда сведения о трудовой деятельности по новой форме при расторжении трудового договора не выдавайте. Работник может сам запросить форму СТД-Р, даже если сохранит трудовую на бумаге. Тогда вы вправе выполнить его просьбу, хотя и не обязаны (ст. 62 и 66.1 ТК).

Заполняют СТД-Р аналогично СЗВ-ТД (см. статью «Как заполнить новый СЗВ-ТД, чтобы он устроил фонд. Образец и первые разъяснения ПФР»). Только сначала вы приводите сведения о работнике, а затем — о компании. Но указываете вы в ней все события в жизни сотрудника, которые произошли с ним именно в вашей компании — прием, увольнение, перевод и т. д. Переписывать в нее абсолютно все сведения из трудовой книжки не нужно. Образец формы СТД-Р с пояснениями — ниже.

Трудовая книжка. Трудовую книжку надо выдать работнику в день увольнения, если он не отказался от бумажного документа (ч. 4 ст. 84.1 ТК). Запись в ней делайте на основании приказа об увольнении со ссылкой на норму Трудового кодекса. Например, при увольнении по собственному желанию запись будет такой: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Выдавать трудовую книжку на руки кому-либо, кроме самого работника, нельзя.

Справка о заработке для расчета пособий. В последний рабочий день выдайте сотруднику справку о сумме заработка и об исключаемых периодах (п. 3 ч. 2 ст. 4.1Закона № 255‑ФЗ). Если работник увольняется, например, в феврале 2020 года, укажите в справке сведения за январь и февраль 2020 года и два предшествующих года — 2019-й и 2018-й.

Если вы не выдадите работнику в день увольнения справку для расчета пособий, он может пожаловаться на вашу компанию в трудинспекцию. Ведь законодательство о социальном страховании относится к трудовому (ч. 2 ст. 1 ТК). Значит, вас могут оштрафовать по статье 5.27 КоАП.

Форма справки о заработке утверждена приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н. В разделе 3 справки укажите зарплату и другие выплаты, на которые начисляли взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При этом учитывайте лимит, в пределах которого начисляются взносы. В 2019 году он составлял 865 тыс. руб., в 2018-м — 815 тыс. руб.

В раздел 4 впишите сведения по каждому исключаемому периоду: временной нетрудоспособности, отпуску по беременности и родам, уходу за ребенком. Приведите дату начала и конца периода, число календарных дней.

Выписки из отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые компания сдает в ПФР, содержат сведения по всем застрахованным лицам. Поэтому в день увольнения выдайте работнику выписки из этих отчетов только с его данными.

Есть два варианта, как поступить. Первый — сделайте выписки из отчетов СЗВ-М, которые уже сданы в ПФР. То есть за период работы с апреля 2016 года, когда появилась эта форма, по месяц, предшествующий увольнению. Выписки из СЗВ-СТАЖ сделайте за период работы начиная с 2017 года.

Второй — в месяце увольнения сформируйте для сотрудника отчет СЗВ-М только на него одного на дату расторжения трудовых отношений, заверьте его подписью и печатью, если она у вас есть (письмо отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). СЗВ-СТАЖ составьте за период с начала 2020 года по месяц увольнения. То есть уже сданные отчеты работнику не выдавайте.

Разделы 3 расчета по взносам. Тут также есть два варианта. Первый — подготовьте для сотрудника копии всех разделов 3 РСВ, в том числе и за истекшие периоды (абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ). В выписку включите данные по уволенному работнику. Второй — только за текущий период. Если сотрудник увольняется в феврале 2020 года, сформируйте на него раздел 3 за два месяца I квартала 2020 года.

Что платить в день увольнения Если сотрудник увольняется, рассчитайтесь с ним в последний день работы (ст. 140 ТК). В этот день выплатите ему оставшуюся часть зарплаты, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также все премии, надбавки, доплаты и т. д., сумму которых вы можете определить. Все прочие суммы вы вправе перечислить бывшему работнику уже после увольнения. Речь тут в первую очередь идет о премиях, для расчета которых требуется время. Выплатить премию уже экс-сотруднику вы должны в том случае, если это является обязанностью компании по локальному нормативному акту, а работник выполнил все условия и показатели премирования (информация Роструда от 10.12.2018). Предупредите сотрудника, что если на день увольнения у него остались отгулы за дни сдачи крови, то выплатить за них денежную компенсацию вы не сможете (п. 9 письма Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1)

Что выдавать по заявлению

Остальные документы выдавайте по заявлению работника, в том числе и справку о доходах и удержанном НДФЛ.

Справка о доходах. С 2019 года работникам выдают справки, на которых нет аббревиатуры 2-НДФЛ. Это просто справка о доходах и суммах налога. При этом способ ее выдачи Налоговый кодекс не устанавливает. Компания вправе определить его самостоятельно. Такой вывод сделали в ФНС (письмо от 10.08.2018 № ПА-4-11/15498).

Как правило, справку выдают лично на руки работнику. Отдать ее другому лицу можно только по доверенности. Если нет заявления — справку можно не составлять. 

Выдать любую справку по заявлению сотрудника, в том числе о доходах, нужно не позже трех рабочих дней (ст. 62 ТК и письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).

Работник может обратиться с просьбой устно, по телефону, по электронной почте или через мессенджер. Выполните ее и в этом случае. Письменное заявление нужно, скорее, вашему сотруднику — чтобы проконтролировать трехдневный срок. Но если справку выдают день в день, можно обойтись и без специального заявления.

Справка для службы занятости. При увольнении сотрудник может запросить справку о заработке для службы занятости, чтобы получать пособие по безработице. Типовую форму бланка возьмите из письма Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5. Документ можно составить и в произвольной форме.

Справка для детских пособий. Сведения о доходах могут понадобиться работнику и для получения социальных пособий, в том числе детских, например выплат на детей до трех лет. Эти пособия полагаются семьям, доход которых на члена семьи не превышает двух прожиточных минимумов для трудоспособного населения. Соответственно, заработок нужно подтвердить.

Некоторым отделениям соцзащиты для назначения пособия достаточно двух справок: аналога справки 2-НДФЛ и справки о заработке за два предшествующих года для расчета пособия. Сотрудники соцзащиты вправе проверить достоверность сведений в этих документах. В том числе они могут запросить информацию у компании-работодателя (ч. 9 ст. 4 Федерального закона от 28.12.2017 № 418‑ФЗ). Если отделению соцзащиты нужна отдельная справка о доходах, составьте ее в произвольной форме или заполните по образцу, который принесет работник.

Работник увольняется в связи с выходом на пенсию Если увольнение связано с выходом на пенсию, будущий пенсионер может обратиться к вам с просьбой подать на него в ПФР отчет СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии». В течение трех дней сдайте на него такой отчет. Заполните все разделы, в том числе разделы 4 и 5 (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ)

Справка для больничных в связи с несчастным случаем. Сотрудник может попросить у вас еще одну справку о доходах — для расчета больничных при производственной травме. Справки о доходах, которая предусмотрена Законом № 255‑ФЗ, здесь недостаточно. Она помогает только в расчете обычных больничных. Ведь в ней есть лишь суммы, не превышающие предельную величину базы по страховым взносам, которые вы начисляете по главе 34 НК. А взносы на травматизм вы платите по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Для них нет каких-либо лимитов. И это не единственное отличие.

Например, «несчастные» взносы не надо начислять на всю сумму суточных. Но в то же время в облагаемую базу может попасть вознаграждение по гражданско-правовым договорам, если условие об этом есть в договоре (п. 2 ст. 20.2 и п. 1 ст. 5 Закона № 125‑ФЗ).

ФСС считает, что для расчета пособия по травме сведения можно взять из справки о заработной плате с помесячным отражением видов заработка, начисленного застрахованному лицу в расчетном периоде. Такое мнение чиновники высказали в письме от 27.03.2018 № 02-08-01/14-06-3766п.

Другие документы. Также сотруднику могут понадобиться копии кадровых приказов — о приеме на работу, об увольнении, о переводах и т. д. Выдайте ему такие документы в течение трех рабочих дней с даты, когда получили от него заявление (ч. 1 ст. 62 ТК).