Как составлять путевые листы с января 2021 года ?

 

Минтранс добавил новый обязательный реквизит путевого листа и уточнил требования к прежним. Поправки начали действовать с 1 января.

Из-за изменений вам придется переутвердить форму документа, даже если вы использовали унифицированный бланк. 

Оформлять путевки придется чаще

Путевой лист составляйте на каждый автомобиль, который используете. В правилах заполнения путевок больше нет оговорки, что это требование касается только перевозок пассажиров, грузов или багажа (п. 8 приложения к приказу Минтранса от 11.09.2020 № 368). Теперь выходит, что составлять путевой лист нужно при любых поездках вне зависимости от их вида и особенностей.

Что учесть. По закону оформлять путевой лист обязательно, если ваш автомобиль перевозит грузы или пассажиров (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Неважно, занимается организация коммерческими перевозками или эксплуатирует транспорт для собственных нужд (определение Верховного суда от 01.09.2014 № 302-КГ14-529). При этом формально под пассажирами понимают всех, кто находится в машине, кроме водителя (п. 1.2 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090).

В то же время без путевого листа запрещено перевозить только пассажиров и грузы (п. 2 ст. 6 Закона № 259-ФЗ). Про то, что этот документ необходим и в случае, когда водитель разъезжает один, в законе не сказано. Но безопаснее оформлять путевки и в таких ситуациях. Если их не будет, возможны споры с ГИБДД и налоговиками.

Таблица. Кто и на сколько оштрафует за отсутствие путевого листа, если он необходим

Ситуация	Кто может оштрафовать	Размер штрафа
Нет путевого листа	ГИБДД	Для водителя — 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП); для должностных лиц — 20 000 руб. (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП); организаций и ИП — 100 000 руб. (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП)
Путевой лист не подтверждает, что транспорт использовали в служебных целях	ИФНС	20 процентов от доначисленной суммы налога на прибыль (ст. 122 НК). Также придется доплатить сам налог и пени
В путевом листе нет отметки о медосмотрах, если они необходимы	Минтранс или ГИБДД	Для водителя — 3000 руб.; для должностных лиц — 5000 руб.; для организаций — 30 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП)
	Роструд	Для должностных лиц — от 15 000 до 25 000 руб.; для ИП — от 15 000 до 25 000 руб.; для организаций — от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП)
	Росздравнадзор	Для водителя — от 1000 до 1500 руб.; для должностных лиц — от 2000 до 3000 руб.; для организаций и ИП — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП)
В путевом листе нет отметки о контроле технического состояния транспортного средства, если это необходимо	Минтранс или ГИБДД	Для водителя — 3000 руб.; для должностных лиц — 5000 руб.; для организаций — 30 000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП)

 

Дополните бланк новым реквизитом

Форма путевого листа есть в постановлении Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но теперь без изменений ее использовать не получится. Минтранс добавил в путевку новый обязательный реквизит — сведения о перевозке (подп. 6 п. 1 приложения к приказу № 368). А он не предусмотрен в унифицированном бланке. Значит, его нужно доработать и итоговый вариант оформить как приложение к учетной политике.

Что учесть. В новом реквизите следует указывать информацию о видах сообщения и перевозок (п. 6 приложения к приказу № 368). Такие данные есть в статьях 4 и 5 Закона № 259-ФЗ. С видами сообщений все просто — они бывают городские, пригородные, междугородние и международные.

Трудность возникнет с видами перевозок. Их всего три:

1.      регулярные;

2.      по заказам;

3.      легковыми такси.

Неясно, что указывать, если компания использует автомобиль для служебных поездок, например на переговоры, склад или за канцтоварами. Считаем, что в таких случаях у вас есть выбор — можете вписать «служебная поездка» или «перевозка для собственных нужд организации».

Указывайте новые сведения об автомобиле

В путевой лист теперь требуется вписывать не только госномер, тип и модель автомобиля, но и его марку. А если на машину установили прицеп, то укажите сведения и о нем (подп. 1 п. 4 приложения к приказу № 368).

Что учесть. Путевой лист нужно оформлять на один рейс или одну смену, если на нее приходится несколько рейсов. Это правило появилось в прошлом году, останется оно и в 2021 году.

Ранее можно было оформлять путевку сразу на месяц. Чиновники и сейчас разрешают их выписывать на срок больше чем на день (письмо Минтранса от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ). Если составляете один путевой лист на несколько рейсов, по каждому проставляйте показания одометра, даты и время выезда и заезда транспортного средства на парковку, отметки техосмотра и медосмотров.

Когда в течение одного рейса одним и тем же автомобилем управляют разные водители, их всех можете вписать в один путевой лист. Но отметки о медосмотрах нужно проставлять каждому в отдельности (письма Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ и от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ). Причем с 1 января изменились их формулировки.

Обновите штампы для отметок о медосмотрах и техосмотре

Минтранс уточнил, как ставить отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотре. Текст должен быть таким:

·         «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;

·         «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Ответственный за техсостояние и эксплуатацию автомобиля теперь должен ставить отметку «выпуск на линию разрешен». Раньше такого требования не было — достаточно было указать «контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка, утв. приказом Минтранса от 08.08.2018 № 296 — утратил силу с 1 января).

Что учесть. Само по себе отсутствие отметок о медосмотрах еще не говорит о том, что поездка работника фиктивная. Помимо путевого листа, компания может также представить другие документы, подтверждающие расходы (письмо Минфина от 09.02.2016 № 03-03-07/6701). Например, чеки, служебные задания, приказы, авансовые отчеты. Да и сам медосмотр должны проходить не все.

Использовать служебный транспорт может директор, менеджер или любой другой сотрудник, в обязанности которого не входит управление автомобилем. Для таких сотрудников медосмотры необязательны. Если будут споры с проверяющими, доказать свою позицию можно в суде (апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018). А вот работники, которых наняли как водителей, проходить медосмотры обязаны (ст. 213 ТК и ч. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Как проводить эту процедуру, смотрите во врезке.

Как пройти медосмотр сейчас и что уже скоро изменится Пройти медицинский осмотр можно разными способами. Например, заключить договор с медцентром, у которого есть лицензия на право освидетельствования водителей. Тогда медработник сможет принимать их либо в этом центре, либо в вашем офисе. Крупные компании организовывают собственный медпункт. Проводить медосмотры вправе любой работник с медобразованием. В будущем сотрудники смогут проверить свое здоровье дистанционно с помощью технических средств. Минздрав уже разработал законопроект о дистанционном медосмотре (опубликован на regulation.gov.ru). Готовы и поправки к статье 123 Трудового кодекса. Как только их примут, провериться работники смогут в специальных кабинетах под камерами видеонаблюдения

Учтите новые требования к журналу путевых листов

Журнал регистрации путевых листов теперь можно вести как в бумажном виде, так и в электронном (п. 17 и 18 приложения к приказу № 368). Если выберете бумажный вариант, все страницы прошнуруйте и пронумеруйте.

Когда решили перейти на электронку, сведения придется заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. Убедитесь, что при необходимости сможете вывести журнал на печать.

Что учесть. Журнал нужен для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей их в бухгалтерию. Вы можете разработать бланк самостоятельно или использовать типовую межотраслевую форму 8 (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Хранить журнал, как и сами путевые листы, нужно минимум пять лет.

Возможно, в будущем оформлять бумажные путевые листы также не придется. Минтранс с 1 по 30 октября 2020 года проводил пилотный проект по переходу на электронные путевки и транспортные накладные. В нем участвовали Москва, Татарстан, Московская, Калужская, Рязанская области, Краснодарский край. Со стороны бизнеса к эксперименту присоединились более 50 организаций. Это были крупные транспортные компании, ритейлеры и т. п.

Сейчас чиновники анализируют собранную информацию. Если эксперимент признают удачным, его продолжат. Не исключено, что в итоге примут решение вовсе отказаться от бумажных путевок.

Включите в путевой лист дополнительные реквизиты

Минтранс не стал менять перечень необязательных реквизитов. Но вы сами можете их сделать обязательными, чтобы избежать споров с налоговиками.

Что учесть. Путевой лист обычным компаниям нужен прежде всего для того, чтобы обосновать расходы на бензин. По правилам в путевке необязательно указывать сведения о расходе ГСМ. Но без этих данных инспекторы могут снять затраты.

Если в автомобиле установили тахограф, предусмотрите в путевом листе графы для его показаний. Они помогут подтвердить пробег машины и время в пути, а также доказать, что его использовали в служебных целях.

Чтобы избежать споров с налоговиками, безопаснее указывать маршрут следования автомобиля, причем как можно подробнее. Эта информация подтвердит реальность и производственный характер поездки. В противном случае даже через суд отстоять расходы не получится (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018, определение Высшего арбитражного суда от 30.08.2013 № ВАС-11880/13).

Если в машине есть навигационная система, ее данные можно приложить к путевому листу. Но эти сведения не заменят сам документ (письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Когда сотрудник использует свой личный автомобиль для поездок по работе и получает за это компенсацию, можно обойтись без путевки. Расходы на выплату компенсации подтвердят другие документы. Но учтите, что траты на топливо заложены в сумме компенсации. Так считают чиновники (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366). Размер компенсации — от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя. Если возместите расходы на бензин сверх норматива, в налоговые расходы эту выплату не включайте.