Вместо дистанционки теперь удаленка?

 

Компаниям грозят штрафы от трудинспекторов за удаленку. С января вы уже не сможете сказать, что правила нигде не прописаны — теперь они есть в Трудовом кодексе. Из-за новшеств придется переделать практически все локальные акты организации и трудовые договоры с сотрудниками.

Трудность в том, что новый закон регламентирует далеко не все ситуации, с которыми работодатели сейчас сталкиваются на практике.

Определитесь, какая из трех видов удаленки подходит вашей компании

С 1 января понятия «дистанционная работа» и «удаленная работа» стали равнозначными (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ). Более того, удаленку разделили на три категории в зависимости от того, трудятся сотрудники вне офиса постоянно или временно.

Когда работник выполняет свои должностные обязанности вне офиса в течение всего срока трудового договора, такая удаленка считается постоянной.

Если же сотрудника отправили трудиться дистанционно на какой-то определенный срок или же свои обязанности он поочередно выполняет то в офисе, то из дома, это будет уже временная удаленка. Но есть один нюанс — временно, но непрерывно работать из дома человек должен не дольше шести месяцев.

Зато чиновники упростили сам переход на удаленку. Теперь для этого не обязательно заключать новый трудовой договор именно о дистанционной работе. Достаточно оформить дополнительное соглашение к действующему (ст. 312.1 ТК).

То есть договориться о новом режиме работы можно в любое время, а не только при приеме человека в штат. Хотя и раньше судьи были не против такой рокировки (апелляционное определение Московского городского суда от 16.07.2019 по делу № 33-32476/2019).

В чем проблема. Неясно, как долго человек может комбинировать работу из дома и офиса. Такой режим чиновники отнесли к временной удаленке, но максимальный срок не установили.

Что сделать. Для каждого работника подберите подходящий вид удаленки. Укажите его в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Если перевели сотрудника на временную удаленку с частичной работой из дома, в соглашении также пропишите период, в течение которого он будет трудиться в таком режиме. Вы можете установить этот срок более чем на полгода, к примеру, до 31 декабря. Тем более что Главный государственный санитарный врач РФ рекомендует до конца 2021 года по возможности оставить работников на удаленке (постановление от 13.11.2020 № 35).

Как поступить с сотрудниками, чей период временной работы на удаленке приближается к полугоду? В новой редакции Трудового кодекса не предусмотрели пролонгацию временной удаленки, когда сотрудник постоянно трудится вне офиса. Хотя в большинстве компаний на дистанционный режим работники перешли еще в марте — во время первой волны пандемии. Если срок работы на удаленке подходит к полугодовому дедлайну или уже превысил его, заключите с сотрудниками новое допсоглашение в январе. Дату начала работы на дистанционке определите как первый рабочий день сотрудника в этом году

Решите, как будете обмениваться документами с удаленщиками

Если вы принимаете нового сотрудника на удаленную работу, все документы, которые нужны компании для его оформления, можете запросить в электронном виде. Их перечень есть в статье 65 ТК. К примеру, паспорт и СНИЛС. Если для человека это первое место работы, страховое свидетельство он оформит самостоятельно.

Также вы можете потребовать выслать вам и нотариально заверенные копии бумаг (ч. 2 ст. 312.2 ТК). Это позволит исключить подлог документов.

Заключить, изменить или расторгнуть трудовой договор с дистанционным сотрудником вы можете удаленно. Но для этого потребуются усиленные подписи с обеих сторон. Отличие лишь в том, что для работодателя это в любом случае усиленная квалифицированная подпись, а для удаленщика — квалифицированная или неквалифицированная.

Аналогичным образом придется визировать документы, если заключаете, изменяете или расторгаете договор о материальной ответственности или ученический договор, а также оформляете допсоглашение к трудовому договору.

Остальные документы подписывайте простой электронной подписью. Или разработайте иной способ взаимодействия с удаленщиками. Главное, чтобы он позволял зафиксировать, что работник или ваша компания получили документ.

Какой подписью визировать документы удаленщика

В чем проблема. В кодексе не прописана обязанность работодателя оплачивать стоимость ЭЦП для сотрудников. Однако отказ может привести к спорам.

Что сделать. Решите, как будете заверять трудовые договоры, допсоглашения к ним, ученические договоры и договоры о матответственности: будет ли сотрудник посещать офис или делать это удаленно. Выбранный вариант пропишите в локальном акте. Если выбор пал на второй вариант, определитесь с компенсацией расходов на электронные подписи.

Возможны две ситуации: работник готов приезжать в офис, чтобы подписывать документы вручную, а дистанционное оформление бумаг — это прихоть компании. В этом случае безопаснее оплатить стоимость ЭЦП.

Предусмотрите компенсации за работу на удаленке

Дистанционных сотрудников защитили от попыток работодателей уменьшить им зарплату по причине того, что они не тратят деньги на проезд и обеды. Специалисты на удаленке должны получать такую же зарплату, как и за работу в офисе, в том числе надбавки и доплаты (ст. 312.5 ТК). Кроме того, если сотрудник с согласия и ведома работодателя использует для выполнения обязанностей свое или арендованное имущество, программы и т. д., такие затраты тоже придется компенсировать.

В чем проблема. Правил для расчета компенсаций в ТК нет. Компания должна сама определить перечень затрат, которые будет возмещать, а также их сумму или расчет.

Что сделать. Конкретную сумму, порядок и сроки выплаты компенсаций пропишите в локальном акте компании или непосредственно в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Сотрудник с 1 февраля перешел на удаленную работу. Выполнять свои должностные обязанности он будет на своем личном ноутбуке, за использование которого руководство перечислит ему компенсацию. Бухгалтер предложил рассчитывать ее исходя из нормы амортизации. Ноутбук стоит 20 тыс. руб. и относится ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования от 25 до 36 месяцев (Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1). В учетной политике компания указала, что СПИ она устанавливает исходя из минимального срока. То есть для расчета компенсации организация будет ориентироваться на 25 месяцев. Соответственно, ежемесячно работнику компенсируют по 800 руб. (20 000 руб. : 25 мес.).

 

Какие еще гарантии предусмотрели в Законе № 407-ФЗ для удаленщиков — в табл. 1.

Таблица 1. Гарантии, положенные дистанционным сотрудникам

Ситуация	Какие гарантии	Статья ТК
Сотрудник работает на удаленке больше положенного времени	Время взаимодействия сотрудника и работодателя включается в его рабочее время, а значит, оплатить его компании придется, если вопросы они решают после окончания трудового дня	312.4
Удаленщика отправили в командировку	На работника распространяются все гарантии, установленные в статьях 166—168 ТК. То есть за ним нужно сохранить место работы, средний заработок и возместить командировочные расходы	312.6
Дистанционный сотрудник собирается в отпуск	Если работник трудится на дистанционке постоянно, отпуск предоставляйте в порядке, предусмотренном в вашем локальном акте для дистанционщиков. В случае, когда временно — как и офисным работникам по общим правилам	312.4
Удаленщик собирается в декрет или ушел на больничный	Предоставьте удаленным сотрудникам все положенные пособия	312.3

 

Определитесь, как будете предоставлять удаленщикам копии или оригиналы документов

По письменному заявлению сотрудника ему нужно выдать экземпляр трудового договора на бумаге и копии документов, связанных с его работой, например приказов (ст. 62 и ст. 312.2 ТК). На это отводится три рабочих дня с даты, когда получили заявления.

В чем проблема. Есть риск нарушить срок предоставления оригиналов и заверенных копий, когда все сотрудники компании трудятся на удаленке. Если работник пожалуется в трудовую инспекцию, организации грозит штраф в размере 50 тыс. руб., а руководству — до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Что сделать. Пропишите четкие правила, как сотрудники должны направлять подобные запросы. Если они отправляют их по почте заказным письмом, попросите дать трек-номер, чтобы отслеживать доставку.

Еще лучше завести специальный электронный ящик, куда работники смогут направить скан запроса. Тогда на подготовку документов у вас будет больше времени и необходимые бумаги сотрудники смогут получить быстрее.

Предупредите работников о новых основаниях для увольнения

Теперь у компаний стало больше законных оснований уволить дистанционщика (ст. 312.8 ТК). Во-первых, распрощаться с ним можно, когда он не выходит на связь больше двух рабочих дней без уважительных на то причин. Исключение — более длительный срок для обмена документами или решения рабочих вопросов предусмотрели в локальном акте компании. Во-вторых, если сотрудник сменил местность, к примеру уехал в другой регион, и из-за этого теперь не может исполнять свои прежние трудовые обязанности.

В чем проблема. Если удаленщик в течение двух рабочих дней не выходит на связь — издавать сразу же приказ и увольнять его опасно. Это может привести к трудовым спорам, если причина окажется уважительной и человек просто не мог предупредить об этом работодателя. Тогда вам придется оплатить ему время вынужденного прогула и компенсировать моральный вред.

Что сделать. В трудовом договоре или дополнительном соглашении пропишите несколько резервных способов для связи. Например, помимо почты и рабочего телефона, укажите и личный, оговорите возможность общаться в мессенджерах, по Skype и т. д. Также попросите работника дать мобильный номер близкого родственника для экстренной связи.

Когда у сотрудника не было уважительных причин, издайте приказ о его увольнении. Если обмениваетесь с таким прогульщиком электронными документами, направьте ему в течение трех рабочих дней копию приказа на бумаге заказным письмом с уведомлением. Отсчитывайте их с даты, когда его издали.

Используйте упрощенный порядок перевода на удаленку, если в регионе эпидемия коронавируса

В исключительных случаях работодатель вправе по своей инициативе перевести сотрудников на временную удаленку. Согласие работников на такой перевод не требуется, и вносить изменения в трудовые договоры не нужно. Но действует это правило только в исключительных ситуациях. Например, в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и т. д. (ст. 312. 9 ТК).

В чем проблема. Не любого сотрудника можно перевести на удаленную работу. Возможно, в компании есть специалисты, чья специфика работы не подразумевает выполнение обязанностей дистанционно. Либо же организация не может обеспечить свой штат необходимым оборудованием для дистанционного труда.

Что сделать. С января используйте упрощенный порядок для перевода работников на удаленку, если произошла исключительная ситуация. Так можно поступить и во время пандемии. Для этого оформите локальный нормативный акт, к примеру приказ о временном переводе работников на дистанционную работу. Какие условия в нем нужно обязательно прописать — в табл. 2.

Таблица 2. Что указать в локальном акте при экстренном переводе сотрудников на временную удаленку

Обязательные условия	Что прописать
Обстоятельства	Укажите исключительные обстоятельства, из-за которых инициируете перевод работников на удаленную работу. Например, требование властей в период пандемии
Перечень работников	Приведите список сотрудников, которых переводите на удаленку
Срок	Укажите, с какой и по какую дату сотрудники будут временно работать из дома. Но учтите, он должен закончиться не позднее даты, когда исключительное обстоятельство прекратится
Гарантии	Пропишите порядок, по которому предоставляете сотрудникам необходимое для работы из дома оборудование, программно-технические средства защиты и т. д., а также компенсации, к примеру, за использование личного имущества
Порядок организации труда	Обозначьте время работы, порядок и способ взаимодействия с работником и как он будет отчитываться о проделанной работе

 

Ознакомьте с локальным актом всех работников. Для этого предусмотрите в нем отдельный лист, в котором сотрудники поставят свои визы. В случае, когда специфика работы не позволяет перевести специалиста на удаленку даже временно или же компания не может обеспечить его необходимым оборудованием, объявите простой (ст. 312.9 ТК). Оплачивайте это время исходя из двух третей тарифной ставки или оклада (ч. 2 ст. 157 ТК).

Памятка. Ответы на актуальные вопросы по работе с удаленщиками

Вопрос	Ответ	Статья ТК
Должна ли компания после оформления трудового договора с удаленным работником выслать ему экземпляр соглашения на бумаге?	Предоставлять дистанционщику бумажный экземпляр трудового договора не обязательно. Исключение — работник направил вам письменный запрос. В этом случае отправьте ему документ в течение трех рабочих дней	312.2
Нужно ли вносить записи в трудовую книжку удаленщика, если это основное место его работы?	Да, если он не отказался от бумажной трудовой книжки и предоставил ее компании, к примеру отправил по почте заказным письмом с уведомлением	312.2
Нужно ли дожидаться оригинала больничного листа удаленщика, чтобы выплатить ему пособие?	Да, если он не оформлял электронный больничный лист. В этом случае компании достаточно сведений о серии и номере листка нетрудоспособности в форме электронного документа, но при условии, что медучреждение и работодатель — участники системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в форме электронного документа	312.3