Как показать расходы в форме 4-ФСС

 

Какие документы приложить к спецотчету

Компании в этом году получили право оплачивать расходы на маски и другие средства профилактики коронавируса за счет взносов на травматизм. Причем даже в том случае, если им предоставили субсидию на эти же цели.

Для чего нужен новый отчет

В 2020 году в список затрат, которые можно возместить за счет взносов на травматизм, добавили новые, «коронавирусные» позиции. Речь идет о расходах на покупку (приказ Минтруда от 23.06.2020 № 365н):

·         средств индивидуальной защиты органов дыхания, а также лицевых щитков, бахил, противочумных костюмов первого типа и одноразовых халатов;

·         дезинфицирующих кожных антисептиков и дозаторов для них;

·         оборудования и устройств для комплексной обработки транспортных средств, упаковки материалов, оборудования, продуктов, служебных помещений, контактных поверхностей;

·         термометров и устройств для бесконтактного контроля температуры работников.

Чтобы заявить расходы, нужно было подать документы до 1 октября — срок специально отодвинули на два месяца. Если вам одобрили компенсацию затрат, вместе с формой 4-ФСС подайте специальный отчет (п. 12 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н). По сути, это приложение к 4-ФСС с полным перечнем всех расходов, которые вы оплатили за счет взносов на травматизм.

Бланк возьмите из письма ФСС от 05.08.2020 № 02-09-11/12-05-19094. Форма рекомендуемая, но дорабатывать ее под себя или вовсе изобретать новую никакого смысла нет. Дедлайны для отправки в фонд те же, что и для 4-ФСС — не позднее 20 октября, если отчитываетесь на бумаге, и не позже 26 октября в случае, когда подаете форму электронно.

В ФСС заверяют, что не будут контролировать, на какие средства вы покупали товары. То есть фонд не откажет в возмещении, когда компания оплатила противовирусные расходы за счет субсидии. Такие выплаты от государства могли получить малые и средние предприятия, деятельность которых предполагает тесный и длительный контакт персонала с клиентами. Именно у этих организаций значительно увеличились «коронавирусные» затраты. Перечень отраслей есть в постановлении Правительства от 02.07.2020 № 976.

Что вписать в новую форму

В спецотчете перечислите все расходы, которые вы провели за счет взносов. Укажите также численность сотрудников компании, сколько из них заняты на опасных работах, сколько человек вы протестировали на коронавирус за счет средств фонда и т. п. Отчет заполняйте нарастающим итогом с начала года. Поэтому если вы получили согласие от ФСС в III квартале, то в первом отчете отразите все ваши затраты за истекшие девять месяцев. Когда потратили больше, чем вам согласовали в фонде, разницу не показывайте. 

К нему приложите документы, которые подтверждают расходы (см. таблицу). Вы можете уточнить конкретный перечень необходимых бумаг в своем отделении ФСС или на сайте фонда.

Таблица. Какие документы потребуются для возмещения расходов

Вид затрат	Подтверждающие документы
Приобретение средств индивидуальной защиты органов дыхания (одноразовых и (или) многоразовых масок, респираторов, а также щитков лицевых), бахил, противочумных костюмов 1-го типа, одноразовых халатов	Перечень приобретенных средств защиты с указанием их количества, стоимости, даты изготовления и срока годности Копии договоров с поставщиками перечисленных средств защиты и документов, подтверждающих факт поставки
Приобретение дезинфицирующих кожных антисептиков для обработки рук работников и дозирующих устройств (оборудования) для обработки рук такими антисептиками	Перечень приобретенных дезинфицирующих кожных антисептиков с указанием их количества, стоимости, даты изготовления и срока годности Перечень приобретенных дозирующих устройств с указанием мест их размещения Копии договоров с поставщиками антисептиков и дозирующих устройств (оборудования), а также документов, подтверждающих факт их поставки
Приобретение устройств (оборудования) и (или) дезинфицирующих средств вирулицидного действия для комплексной обработки транспортных средств, транспортной упаковки материалов, оборудования, продуктов, служебных помещений, контактных поверхностей и устройств (оборудования) для такой комплексной обработки	Перечень приобретенных дезинфицирующих средств вирулицидного действия с указанием их количества, стоимости, даты изготовления и срока годности Перечень и количество приобретенных устройств (оборудования) для комплексной обработки транспортных средств, транспортной упаковки материалов, оборудования, продуктов, служебных помещений, контактных поверхностей дезинфицирующими средствами вирулицидного действия Копии договоров с поставщиками указанных дезинфицирующих средств и устройств (оборудования), а также документов, подтверждающих факт их поставки
Приобретение устройств (оборудования) для бесконтактного контроля температуры тела работника и (или) термометров	Перечень приобретенных устройств (оборудования) для бесконтактного контроля температуры тела с указанием количества и стоимости, а также санитарных постов, подлежащих комплектации ими Копии договоров с поставщиками таких устройств, а также документов, подтверждающих факт их поставки
Проведение лабораторного обследования работников на COVID-19	Копия списка работников, направляемых на обследование на COVID-19 Копия договора на проведение обследования сотрудников на COVID-19 с медицинской организацией (медицинской лабораторией) с указанием стоимости обследования одного работника Копии разрешительных документов, подтверждающих допуск медицинской организации (медицинской лаборатории) к проведению работ по обследованию (тестированию) работников на COVID-19, а также разрешение на использование на территории РФ соответствующих тестов (тест-систем)

 

Возможно, что вы потратили не все средства, которые получили из ФСС. Тогда сообщите об этом в свое отделение фонда до 10 октября текущего года (п. 13 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н).

Где показать расходы в форме 4-ФСС

Траты, которые фонд разрешил вашей компании принять к зачету, отразите также в строке 9 таблицы 3 расчета 4-ФСС. В этой таблице вы показываете и все прочие расходы за счет средств фонда по другим строкам, например больничные пособия, причиной которых стал несчастный случай. Это касается ситуации, когда в регионе действует зачетный принцип.

Если компания потратит больше, чем начислит взносов за 2020 год, сумму превышения фонд не возместит (письмо ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685). В любом случае проконтролируйте, чтобы расходы на покупку противовирусных средств и дезинфекцию соответствовали количеству работников и площади дезинфицируемого помещения. Это требование ФНС (письмо от 13.08.2020 № СД-4-3/13046@). Также учитывайте рекомендации Роспотребнадзора по организации работы предприятий в условиях пандемии (письмо от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24).