В связи с переходом на электронные больничные
уведомите работников о новых правилах. Заодно распечатайте для каждого
памятку о том, как действовать с 2022 года, если они заболели.
До 1 января 2022 года
работодатели должны раздать работникам уведомления о переходе на электронные
больничные. Об этом сообщают региональные ФСС.
Основанием для
назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по
беременности и родам с 1 января 2022 года будет являться электронный листок
нетрудоспособности. Поликлиники будут оформлять листки
нетрудоспособности только в электронной форме. Обмен данными с ФСС также
будет в электронной форме.
Сведения, необходимые
для назначения и выплаты пособий, страхователи должны будут направлять в ФСС в
течение 3 рабочих дней. Если не успеете, компанию могут оштрафовать
на 5 тыс. руб. (п. 3 ст. 15.2
Закона № 255-ФЗ). Чтобы работники знали о новых правилах, информируйте
их по вопросам получения электронных больничных. Предупредите, что
в случае болезни они должны сообщить вам номер электронного листка. Чтобы
не тратить время, разошлите сотрудникам уведомление и памятку, как
действовать, если они заболели.
Вы сформируете реестр в 3 клика, а автоматический анализ листка по номеру
проверит его в списках похищенных или утерянных бланков.
Как только электронный больничный добавлен в программу, БухСофт подскажет
последующие шаги для выплаты пособия. В других программах процедура подготовки
реестра сведений на выплату пособий более трудоемка
Шаг 1. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись. В декабре директор компании сможет это сделать платно в аккредитованном удостоверяющем центре или бесплатно в УЦ ФНС.
Для работы с электронными больничными подойдет ЭЦП, которую компании используют для отправки отчетности в налоговую инспекцию и фонды. Если у вас такая есть, то новую не получайтеШаг 2. Заключите соглашение об информационном взаимодействии с ФСС, если раньше этого не сделали.
Скачайте бланк на сайте fss.ru в разделе «Электронный листок нетрудоспособности»/«Типовые формы документов». Распечатайте бланк, заполните реквизиты компании, подпишите документ у руководителя и передайте в ФСС.
Шаг 3. Решите, как будете получать и отправлять электронный листок. Можно это делать в личном кабинете страхователя на сайте cabinet.fss.ru — для этого нужна учетная запись на gosuslugi.ru. Также можно получать и отправлять больничный в программе оператора, через которого вы сдаете отчетность.
Шаг 4. Уведомите работников об изменениях. Предупредите, что в случае болезни они должны сообщить вам номер электронного листка. Чтобы не тратить время, разошлите сотрудникам памятку, как действовать, если они заболели (пример ниже).
Шаг 5. Соберите сведения, необходимые для выплаты пособий. Вы обязаны собрать сведения с новичков (п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Работник передает сведения один раз, а если информация изменилась, то сведения заполняют повторно.
По закону сведения нужно заполнять по форме из приложения № 2 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26. Но не надо требовать работника заполнять этот бланк. Достаточно внести в программу все данные, необходимые для расчета. Эти сведения вы потом запишете в реестре и передадите в ФСС, если работник претендует на пособие.
В связи с переходом на электронный обмен лекторы из ФСС в вебинарах рекомендуют подать сведения сразу на всех работников в фонд без привязки к больничным.
По новым правилам передать сведения нужно в течение трех рабочих дней с момента получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Нужно ли собрать у всех работников сведения и срочно отправить в фонд? Этот вопрос мы задали специалисту регионального ФСС .
Когда передать сведения о работнике
в ФСС
Направить в фонд сведения на всех работников пока нельзя.
Заводить эти данные начнут со следующего года.
Компании будут передавать эти данные в информационную систему фонда, когда будут заполнять электронный листок (ч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ в нов. ред.).
Зарегистрируйтесь на портале «Работа в России»
Что меняется. С 2022 года ввели новую обязанность — размещать вакансии на сайте trudvsem.ru (подп. «г» п. 21 ст. 1 Федерального закона от 28.06.2021 № 219-ФЗ).
Изменения касаются компаний, у которых среднесписочная численность за 2021 год больше 25 человек. Если компания проигнорирует новые правила, то ее могут оштрафовать на 3–5 тыс. руб., а директора — на 300–500 руб. (ст. 19.7 КоАП).
Компании, у которых численность работников 25 человек и меньше, могут продолжать передавать сведения о вакансиях и условиях работы в центры занятости на бумаге или через сайт gosuslugi.ru.
Что предпринять. Если раньше вы не зарегистрировали компанию на сайте trudvsem.ru, то сделайте это сейчас. Укажите ОГРН, ИНН, КПП, название компании, Ф. И. О., электронную почту и пароль. Если есть учетная запись на сайте gosuslugi.ru, то можете зайти через нее.
В 2022 году вы обязаны размещать на портале сведения:
- о вакантных должностях;
- условиях, на которых привлекаете персонал в компанию;
- специальных рабочих местах для инвалидов.
Для этих целей Минтруд разработал бланки заявления и информации о вакансиях (приложения 8 и 9 к приказу, проект на regulation.gov.ru, ID 01/02/09–21/00120694). Вероятно, формы подгрузят на сайт trudvsem.ru в онлайн-формате. На основании полученных данных центр занятости разместит вакансии на портале в течение одного рабочего дня.
В личном кабинете после регистрации на сайте trudvsem.ru сможете: искать сотрудников, размещать вакансии, отправлять отклики кандидатам, получать уведомления о новых резюме в базе.
4. Проверьте документы, которые должны быть в компании
Журналы учета. Из-за коронавируса компании вынуждены измерять температуру работникам, проводить регулярные уборки, дезинфекции помещения и выдавать сотрудникам маски. Проверьте, что на входе в организацию есть объявление с предупреждением о замере температуры сотрудникам и посетителям, а также необходимости носить маски.
Если раньше не вели, начните вести журналы:
- замера температуры;
- учета выданных масок;
- уборки и дезинфекции помещений.
Унифицированных форм журналов нет. Их удобно оформить в виде таблиц. В отдельных журналах отражайте результаты измерений температуры, кому и в каком количестве выдали маски, а также какой вид уборки и как часто проводите.
В журнале уборки помещений указывайте:
- дату и время уборки;
- название помещения, в котором проводят уборку и дезинфекцию;
- вид уборки, название дезинфицирующего средства и его концентрацию;
- Ф. И. О. и подпись сотрудника, который убрал помещение.
Журналы учета помогут доказать контролерам, что компания соблюдает меры профилактики коронавируса и требования из региональных актов. Санитарные правила проверит Роспотребнадзор.
Нарушителей обычно штрафуют на основании пункта 2 статьи 6.3 КоАП на сумму от 200 тыс. до 500 тыс. руб. Но в суде удается переквалифицировать нарушение и снизить штраф.
Как наказывают компанию за отсутствие журналов
Роскомнадзор рекомендует хранить показатели тепловизора не более суток, а затем их уничтожить (новость от 10.03.2020 на сайте rkn.gov.ru). Но тогда вы не сможете подтвердить, что измеряли температуру каждый день, а не только в день визита контролеров. Температура тела — это персональные данные, уничтожить которые нужно в течение 30 календарных дней с даты, как достигли целей обработки (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Храните результаты измерений 30 дней. Заводите на каждый день отдельный лист и складывайте их в папку (см. образец ниже). Когда подойдет время, удалите листок с результатами измерений.
Журнал выдачи документов. Заведите журнал, где регистрируете, какие документы выдали работникам при увольнении . Если вы уже ведете такой журнал, проверьте, какие бумаги, кроме трудовой книжки, выдаете. Все бумаги нужно выдавать работнику под расписку.
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если работник отказался от бумажной трудовой;
- выписки из СЗВ-СТАЖ, раздела 3 ЕРСВ и СЗВ-М по работнику за текущий период;
- справку 2-НДФЛ по форме из приложения 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Приказ об ответственном за книжки. Руководитель компании назначает приказом сотрудника, который ведет учет, заполняет, принимает, хранит и выдает трудовые книжки (п. 41 и 42 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Составьте приказ, если ранее не назначали ответственного за трудовые книжки (см. образец ниже). За отсутствие приказа трудовая инспекция может оштрафовать организацию на 30–50 тыс. руб., а директора компании — на 1–5 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП)
Комментариев нет:
Отправить комментарий