Чем опасен вексель от директора

 

Маркеры для налоговиков. Сейчас компания вправе самостоятельно установить срок сдачи авансового отчета (п. 6.3 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У). Раньше давали не более трех рабочих дней. Отсчет — когда истек срок, на который выдали авансы.

Однако если устанавливаете нестандартный срок для отчета, помните о разумности. Нельзя установить три года на использование средств и год на отчет. Такие сроки сразу привлекут внимание инспекции.

Здравый смысл необходим и для суммы аванса. Например, 5 млн руб. под отчет на командировочные расходы в Урюпинск понимания у налоговиков не вызовут.

Кроме того, нельзя манипулировать сроком отчета по командировочным расходам. Здесь три дня на отчет так и остались (п. 26 Положения от 13.10.2008 № 749).

Как накажут компанию и директора. Инспекторы начислят НДФЛ и страховые взносы, когда пройдет срок давности для возврата аванса. Оспорить это в суде не удастся (определение ВС от 11.02.2021 № 307-ЭС20-2379).

Дополнительно на сумму недоимки начислят штраф в размере 20 процентов и пени (ст. 122 НК). Если докажут умышленные действия, то штраф увеличат вдвое. Если сумма недоимки окажется подходящей для возбуждения уголовного дела, ситуацией заинтересуются следователи (ст. 199 УК).

Еще подозрительнее, если директор не только не вернет подотчет, но еще и купит себе автомобиль или недвижимость. Информация об их регистрации автоматически попадет в ФНС. А инспекторы сравнят расходы директора с его заработком (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 12.11.2019 № А19-13034/2018).

Безопасные способы

Использовать взаимозачет по дивидендам или удержание из зарплаты. Попросите директора написать объяснительную. Пусть укажет, что документы по расходам утрачены. Однако деньги он потратил в интересах компании, а не на личные нужды.

Чтобы удержать долг из зарплаты, нужно письменное согласие директора. Надо издать приказ о взыскании в произвольной форме (ст. 137, 138 ТК).

Удерживайте из зарплаты сотрудника не больше 20 процентов подотчетного долга. НДФЛ и взносы на сумму возврата не начисляйте.

Чтобы списать долг за счет дивидендов после окончания квартала, полугодия или года, составьте протокол учредителей. Еще понадобится справка о начислении дивидендов. Затем оформите зачет обязательств с директором-учредителем.

Простить долг. Сначала переведите долг по подотчетным суммам в заем. Потом его можно будет простить. В этом случае сэкономим на страховых взносах. Ведь расчеты с директором перейдут из трудовых в гражданско-правовые (письмо ФНС от 30.05.2018 № БС-4-11/10449).

Просто простить долг по подотчетным средствам невыгодно. Тогда не только с директора взыщут НДФЛ. Но и компании придется начислить, а потом уплатить страховые взносы.

Не стоит переделывать зависший подотчет на беспроцентный заем. Иначе придется начислять НДФЛ по ставке 35 процентов с материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК).

Оказать материальную помощь. Компания вправе оказать директору материальную помощь. Однако предельная сумма помощи, на которую не начисляют НДФЛ и страховые взносы, составляет всего 4 тыс. руб. в год на сотрудника (п. 28 ст. 217, подп. 11 п. 1 ст. 422 НК).

Также директор может получить от организации подарок. На денежные подарки суммой более 3 тыс. руб. составьте письменный договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК).

Купить имущество у директора. Если на территории компании есть бесхозное имущество, его можно продать организации от имени директора. С руководителя будет удержан НДФЛ. Но компания сможет учесть расходы по амортизации.

Вопрос с невозвращенным подотчетом будет закрыт. И если сделки реальные, то налоговых рисков не возникнет.

Уступить право требования долга. Воспользуйтесь цессией, если директор не просто наемный менеджер, а бизнесмен. Например, у него есть доля в других компаниях. Тогда та другая компания может выкупить долг по подотчетным средствам директора.

Закон позволяет переуступать долг директора по подотчетным суммам (ст. 382 ГК). Арбитры тоже не против (постановление Пятого ААС от 21.10.2013 № А51-7012/2012).

Списать безнадежный долг. Если директор уволился, взыскание через суд не удалось, придется признать убыток (письмо Минфина от 05.02.2018 № № 03-03-06/1/6290). И надо начислить страховые взносы. При этом в резерв по сомнительным долгам такая задолженность не включается (п. 1 ст. 266 НК). А директору нужно будет заплатить НДФЛ.

Основание для списания долга — возврат исполнительного листа из ФССП. Иначе говоря, когда прекратится исполнительное производство.

Как идеально решить проблему с подотчетом Руководитель как подотчетное лицо приобретает товары, работы, услуги в интересах предприятия. Он получает от контрагентов подтверждающие документы. Затем вместе с авансовым отчетом сдает их в бухгалтерию своей организации. Если первички, которая подтвердит расход денег в интересах компании, нет, возвращает деньги в кассу. Такой сценарий не вызовет вопросов у налоговиков. При условии, конечно, что сделки были реальными. А поставщики МПЗ или услуг, с которыми имел дело директор, не считаются фирмами-однодневками.

Рискованные способы

Продлить срок исковой давности. Срок исковой давности считайте с момента, когда отчет должны были сдать, но не сдали. Если руководитель признал долг, то срок исковой давности прерывается. Это правило действует и для уволенных директоров (постановление АС Западно-Сибирского округа от 15.10.2021 № А70-12286/2020).

Срок можно продлить, если вернуть деньги, а потом получить их обратно. Но не стоит делать это одним днем и на одинаковые суммы. Как вариант, получить деньги от директора, а выдать топ-менеджерам. Инспекторам придется доказать, что выдача была формальной.

Однако виртуальный возврат и выдача невозможны (Указания Центробанка от 09.12.2019 № 5348-У). Получив возврат, компания обязана внести деньги на расчетный счет. Затем их можно использовать на другие цели.

За виртуальный возврат предусмотрен штраф на директора от 4 до 5 тыс. руб., а на юридическое лицо от 40 до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП). Но срок привлечения за нарушение кассовой дисциплины — только два месяца. Для субъектов МСП его могут заменить предупреждением (ст. 4.5 КоАП).

Списать подотчет за счет компенсационных выплат. Директор может предоставить в пользование компании личное имущество. За это он вправе требовать от нее денежную компенсацию. Затем встречные обязательства между сторонами можно будет зачесть.

Если не проводить зачет, придется показать «на бумаге» возврат денег в кассу. Повторную их выплату в качестве компенсации. Это риск, когда реального движения денег нет.

Компенсация за имущество не облагается НДФЛ. Не надо начислять обязательные страховые взносы (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Но существенные авансовые суммы такими выплатами закрыть не получится.

Использовать чеки от самозанятых. Списать подотчет через самозанятых выгодно. Ведь они используют ставку 6 процентов, а налог на прибыль — 20. Компания сэкономит 14 процентов от спорной суммы.

Однако риска не будет, только если компания реально приобрела работы или услуги у самозанятых. И они действительно использованы в коммерческой деятельности компании.

Чтобы снизить риски, заключайте с плательщиком НПД полноценный договор. А самозанятый должен оформить накладные или акты. При этом услуги самозанятого не могут дублировать функционал сотрудников.

Но сделки с самозанятыми могут стать поводом для начала выездной проверки. Инспекторы подозревают в них подмену трудовых отношений (письмо ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@).

Опасные способы

Заем и расчеты векселями. Долг по подотчетным суммам можно перевести в договор займа. Но не все готовы его прощать. Особенно если сумма существенна.

При новации в заем долг можно отложить. Однако сам он не исчезнет. Директор так и должен компании.

Существует схема с вексельными расчетами. Директор погашает долг не деньгами, а двумя векселями. Например, на три и пять лет. При этом бумаги умышленно дефектные. Долг по ним получить нельзя.

Использовать векселя будут во время налоговой проверки. Если она придется на первые три года, инспекторам покажут пятилетний вексель.

Когда проверка придет после трех лет, им покажут трехлетний вексель. И задавать вопросы по закрытию долга инспекторы уже не смогут.

Однако налоговики и судьи с подозрением относятся к любым векселям. Усугубит ситуацию отсутствие оплаты и взаимозависимость сторон (письмо ФНС от 16.08.2017 № СА-4-7/16152@, постановление АС Западно-Сибирского округа от 15.03.2019 № А45-32838/2017).

Покупка закрывающих документов у фирм-однодневок. Закрыть подотчет фальшивыми документами можно. Их даже можно купить у «специальных» компаний. Но инспекторы научились быстро выявлять «технические» организации. В суде у вас не будет никаких шансов (постановления АС Восточно-Сибирского от 12.11.2019 № А19-13034/2018, Северо-Кавказского от 23.11.2019 № Ф08-9605/2019 округов). При этом сама компания попадет на заметку инспекции как недобросовестная.

Какой долг признают безнадежным Чтобы признать долг безнадежным, есть закрытый перечень оснований (п. 2 ст. 266 НК): ·         истек срок исковой давности; ·         обязательство нельзя выполнить; ·         обязательство прекращено по требованию госоргана; ·         должник ликвидирован. Кроме того, долг безнадежен, если пристав-исполнитель вернет обратно взыскателю исполнительный документ (Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Есть два основания: ·         невозможно найти самого должника, его имущество или деньги; ·         у должника ничего нет.

Когда придется поспорить с инспекцией

Авансовый отчет по восстановленным документам. Директор действительно мог просто потерять документы на расходы. Тогда он вправе представить в компанию частично восстановленную первичку.

Налоговики постараются отказать в списании затрат. Но есть положительная судебка (постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 № А06-7444/07). Она давняя, но с тех пор арбитры не пересматривали свою точку зрения.

Личные расходы директора. Если директор потратил средства на свои личные цели, закрыть подотчет документами, а не возвратом средств будет сложно. Но иногда можно.

Позаботьтесь о том, чтобы соотнести траты с деятельностью организации. Теоретически можно отстоять расходы на покупку канцтоваров, мебели, отделочных материалов, ремонтных работ, перевозку материально-производственных запасов.

Практически невозможно обмануть инспекторов, когда деньги потрачены на ремонт дома директора. Или на поездку на отдых. Частая ошибка, на которую попадаются организации, — несовпадение в документах подрядчика адреса ремонтных или строительных работ с офисом компании. Инспекторам нетрудно проверить, где выполнялись работы, и установить, кто там находится или живет.

Списать долг за счет умершего сотрудника. Если директор умер, компания вправе требовать возврата денег у его наследников. Или простить долг. Если покойному простить долг, удерживать НДФЛ организации не нужно (письмо Минфина от 27.03.2019 № 03-04-06/20993).

Вопрос начисления страховых взносов спорный. Налоговикам непросто доказать, что невозвращенные подотчетные средства можно отнести к заработной плате покойного.

Однако лучше свести риск к минимуму. Начислите страховые взносы добровольно. Они вместе с безнадежной задолженностью включаются в налоговые расходы (письмо Минфина от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87).

Смерть директора — ситуация достаточно редкая. Но оптимизаторы используют смерть других сотрудников. Они договариваются с его родственниками, списывают серую обналичку и топят в учете долг директора.

Как действовать во время проверки

Предположим, долг директора не закрыт к началу налоговой проверки. Сумма долга крупная.

Не нужно паниковать. Можно закрыть подотчет непосредственно во время проведения инспекцией контрольных налоговых мероприятий.

Легче всего часть суммы вернуть, а оставшееся перекрыть займом. Но вы вправе использовать и другие законные способы. Например, удержать долг из заработной платы.

Так, компании с долгом руководителя почти 90 млн руб. удалось выиграть суд у налоговиков. Они попытались по результатам налоговой проверки доначислить НДФЛ и пени.

Предприятие во время налоговой проверки закрыло подотчет директора четырьмя способами одновременно. А незакрытый остаток начали удерживать у директора из зарплаты (постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Важное условие — подотчетный долг во время судебного спора должен быть закрыт. Тогда нарушение срока сдачи авансового отчета для арбитров роли не играет.