Карантин, ограничения в передвижении и удаленка усложнили документооборот. Инспекторы уже начали снимать расходы и вычеты из-за «коронавирусных» изъянов в первичке. Мы выяснили, что нужно срочно перепроверить в документах.
Документы завизировал больной
или самоизолированный сотрудник
Инспекторы запрашивают
табели рабочего времени за кризисный II квартал и сопоставляют
их с подписями на первичке. Контролеры заподозрят фиктивность
сделки, если документы завизировал работник, который болел или находился
на самоизоляции.
|
В ходе проверки
налоговики установили, что в товарных накладных в разделе
о получении груза расписался работник, который в это время
находился на больничном. Проверяющие это выяснили по справкам
2-НДФЛ — доход сотрудника за спорный период был указан
с кодом 2300, то есть он получал пособие
по временной нетрудоспособности. Из-за
такой нестыковки инспекторы решили, что поставки товара на самом деле
не было, и сняли вычеты. Судьи с проверяющими согласились (определение Верховного суда от 19.03.2020
№ 304-ЭС20-1340). |
Сейчас налоговикам не нужно дожидаться справок 2-НДФЛ, чтобы вычислить нетрудоспособного сотрудника. Они используют сведения из расчета по взносам, а также выписки по банковским счетам как компаний, так и «физиков».
|
Инспекторы стали
в четыре раза чаще запрашивать выписки по счетам В рамках встречных
проверок налоговики массово запрашивают у банков информацию
по счетам компаний и «физиков». Кредитные организации даже
не успевают их обрабатывать. Ассоциация банков России обратилась
к руководителю ФНС с просьбой остановить террор или хотя
бы дать кредитным организациям больше времени на исполнение
требований (письмо от 24.07.2020
№ 02-05/Б36). В письме
отмечается, что объем запросов в среднем увеличился в четыре раза.
При этом в период действия ограничительных мер банки
не заметили, чтобы число требований от инспекторов уменьшилось |
Кроме того,
в апреле — мае по всей стране работники старше 65 лет
должны были находиться на самоизоляции, а после 15 июня этот
режим вводили на уровне отдельных регионов. Поэтому инспекторам достаточно
установить возраст подписанта, чтобы усомниться в реальности сделки.
Что срочно
перепроверить. Убедитесь, что с вашей стороны документы подписаны
сотрудниками, которые продолжали работать. Если они старше 65 лет, будьте
готовы представить инспекторам приказ о том, что
их не отстранили от работы и сведения о таких
сотрудниках не передавали в ФСС для назначения «карантинных» пособий.
Вам потребуются
дополнительные аргументы, если работник действительно был на больничном.
Главное, доказать, что сделка реальна. Нестыковки в подписях сами
по себе не говорят о том, что компания получила необоснованную
налоговую выгоду (п. 3
ст. 54.1 НК и постановление Арбитражного
суда Восточно-Сибирского округа от 13.07.2020 по делу
№ А19-10393/2018).
К тому же такие
ошибки не мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование
товара, работы, услуги или имущественного права, их цену и стоимость.
А значит, отказ в вычетах неправомерен. На это указал Минфин еще
в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.
Но судьи до сих пор его учитывают и снимают претензии
налоговиков (постановление Пятнадцатого арбитражного
апелляционного суда от 22.03.2020 по делу № А53-17628/2018).
Безопаснее
заблаговременно передать право подписи документов другому работнику.
Удостоверьтесь, что
у тех, кто завизировал документы со стороны контрагентов, также есть
необходимые полномочия. Если это не директор, должны быть доверенность или
приказ. Запросите их у партнеров, чтобы инспекторам было
не к чему придраться.
Директор на карантине лишь
номинально руководил компанией
Сложнее ситуация, когда
сам директор заболел или вынужден был самоизолироваться,
а то и вовсе застрял за границей. Все договоры, которые
были заключены в его отсутствие, инспекторы считают подозрительными.
По их мнению, такие сделки заключают только для того, чтобы увеличить
налоговые расходы.
|
По
результатам выездной проверки налоговики доначислили компании почти 30
млн. руб. в виде НДС и налога на прибыль, а также
пени и штраф. Проверяющие обвинили ее в организации
формального документооборота. Они выяснили, что директор организации
контрагента не мог по состоянию здоровья подписывать какие-либо
договоры. А на момент проведения проверки вообще умер. Контролеры
также представили суду иные доказательства фиктивности сделки и смогли
убедить судей в правомерности доначислений (определение
Верховного суда от 15.05.2018 № 309-КГ18-4554). |
Что срочно
перепроверить. В идеале на время болезни руководителя исполнять
его обязанности должен кто-то другой, например заместитель. Если
же, несмотря на недомогание, директор продолжал руководить компанией,
вам придется документально подтвердить, что он мог:
·
вести оперативное руководство по телефону
или интернету;
·
анализировать и подписывать отчетность;
·
участвовать в заседаниях при помощи скайпа;
·
издавать приказы, инструкции и подписывать
их.
Предъявите налоговикам
ведомости телефонных переговоров, протоколы заседаний совета директоров,
решения и приказы, подписанные директором, скриншоты электронных писем (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного
округа от 05.08.2014 № А13-4339/2013). Это подтвердит, что
руководитель не номинальный и действительно занимается бизнесом.
Будьте готовы, что
инспекторы попытаются доказать фиктивность сделок. В качестве
контраргументов у вас должны быть доказательства их реальности —
сохраняйте переписку с партнерами, графики выполнения работ, журналы
пропусков, а также фото- и видеоматериалы. Арбитры принимают
их в качестве допустимых доказательств (постановление
Арбитражного суда Поволжского округа от 23.05.2018 № А65-24076/2017
и решение Арбитражного суда Кемеровской области
от 22.05.2017 № А27-24338/2016).
На будущее, с учетом
возможной второй волны коронавируса, заранее продумайте, кто будет подписывать
документы на случай временной нетрудоспособности руководителя. Учтите, что
проблемы могут возникнуть не только с налоговой инспекцией,
но и соцстрахом. В подобных ситуациях из-за автографа
на первичке фонд откажет в возмещении больничных расходов, поскольку
законодательством не предусмотрена одновременная выплата пособия
и зарплаты (ст. 183 ТК,
ст. 5 и 6
Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
На электронную первичку перешли
с нарушением
В период пандемии многие
компании экстренно перешли на электронный документооборот с партнерами.
Первичка с электронной подписью признается аналогом бумажного документа,
подписанного от руки (ч. 5 ст. 9
Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском
учете»). Это подтвердил и Минфин в письме
от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739. Но не все так
просто.
По мнению финансистов,
устной договоренности с партнером об электронном обмене документами
недостаточно. Они настаивают, что электронная первичка должна быть
предусмотрена не только в договоре, но и в учетной
политике. Если вы этот момент упустили, инспекторы сочтут первичку
составленной с нарушением. А значит, расходы документально
не подтверждены.
Что срочно
перепроверить. Убедитесь, что в соглашении с партнерами прописали
обмен документами по электронке. Это может быть как одно из условий
уже действующего договора, так и отдельный документ об электронном
взаимодействии. Главное, чтобы в нем стороны подтвердили, что у них
есть техническая возможность перейти на электронку. Нельзя, чтобы одна
сторона сделки подписала документ на бумаге, а вторая —
электронной подписью (письмо ФНС от 23.04.2018
№ ЕД-4-15/7760).
Важно также прописать вид
электронной подписи, которым заверяется первичка, — простая или усиленная
квалифицированная. Пока специального стандарта для целей бухучета
не предусмотрено, допускается любой вариант. Укажите и дату,
с которой отказались от бумажных документов.
Если не сделали это
своевременно, заключите соглашение сейчас. Предусмотрите, что оно действует
задним числом (п. 2 ст. 425 ГК).
Будьте готовы, что
инспекторы на проверке запросят у вас учетную политику как для целей
бухучета, так и налоговую. В них также должен быть предусмотрен
электронный документооборот. В общем случае «учетку» правят
с начала года. Исключение — изменилось законодательство или
существенно поменялись условия деятельности.
Ограничительные меры,
из-за которых привычный обмен документами стал невозможным, как раз относится
к таким случаям. Более того, если вы начинаете использовать новые
формы первички, то откладывать поправки в учетную политику
до начала следующего года нельзя.
Не заменили скан-копии на оригиналы
Не у всех компаний
была техническая возможность перейти на полноценный электронный документооборот.
И они воспользовались тем, что Минфин разрешил учесть расходы
по сканам первичных документов, пока нет возможности заполучить оригиналы
(письма от 13.05.2020 № 03-03-07/38785
и от 22.04.2020 № 03-01-10/32570).
Чиновники не увидели в этом нарушение правил бухучета,
но отметили, что это допускается в исключительных случаях
и руководитель обязан обеспечить соблюдение требований к первичным
учетным документам.
В то же время
признавать расходы по сканам в налоговом учете рискованно.
Разъяснения Минфина неоднозначны (письмо
от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882).
А у инспекторов уже отработанная практика доначислять налоги, если
нет подлинников (письмо УФНС по г. Москве
от 25.01.2008 № 20-12/05968).
Что срочно
перепроверить. Убедитесь, что получили оригиналы от партнеров.
Налоговики вправе их запросить на камералке, если усомнятся
в достоверности копий (п. 2
ст. 93 НК).
Попросите инспекторов
об отсрочке, если на момент проверки подлинники к вам еще
не поступили. Укажите, что в период кризиса по договоренности
с контрагентами обменивались скан-копиями и Минфин это допускает.
Запросите у контрагента подтверждение отправки подлинников.
Налоговики вправе,
но не обязаны давать вам отсрочку. Но, как мы выяснили
в инспекциях, проверяющие готовы пойти навстречу, учитывая сложившуюся
ситуацию. Тем более что впоследствии вы сможете представить документы
в суде и налоговики проиграют спор (постановление
Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 01.07.2009
по делу № А45-10380/2008-24/199).
|
Компания не смогла
в срок представить инспекторам оригиналы товарных накладных и актов
выполненных работ. Налоговики посчитали, что расходы документально
не подтверждены, и доначислили налог на прибыль, пени
и штраф. Однако суд
не поддержал проверяющих. Арбитры отметили, что законодательство
«формально не содержит запрета на использование в качестве
оправдательного документа его копии». Полученные обществом по факсу
документы «содержали все обязательные реквизиты, необходимые для… учета».
А раз впоследствии компания передала налоговикам и оригиналы
спорной первички, то вопрос исчерпан (постановление
Арбитражного суда Московского округа от 03.11.2015 по делу
№ А41-39387/14). |
Прежде чем отправлять
инспекторам оригиналы, сопоставьте их с копиями, которые направляли
им ранее. Расхождения налоговики также могут расценить как признак схемы.
Отдельные недочеты можно обнаружить даже на глазок —
не те подписи, съехавшая печать и т. п. Это даст повод
инспекторам начать углубленную проверку. И если они найдут дополнительные
признаки фиктивности сделки, снимут расходы и вычеты (постановление Арбитражного суда Поволжского округа
от 25.06.2019 № Ф06-48096/2019).
|
Для вычетов НДС сканы
счетов-фактур не годятся Инспекторы снимут вычеты,
если у вас не будет оригиналов счетов-фактур. Оспорить в суде
их решение не получится. Например, в постановлении
Арбитражного суда Поволжского округа от 25.05.2017 № Ф06-20782/2017
сказано, что «копии счетов-фактур в отсутствие подлинников документов
не могут быть приняты во внимание в качестве документов,
подтверждающих право налогоплательщика на налоговый вычет,
ни налоговым органом, ни судом». И это
не единственное решение в пользу налоговиков. Верховный суд также
подчеркнул, что сканы первичных документов с флешки основанием для
вычета НДС не являются (определение
от 14.01.2019 № 304-КГ18-22885) |
Сотрудники на удаленке фактически
не работали
В период карантина
чиновники настоятельно рекомендовали компаниям по максимуму перевести
работников на удаленку. Но если неправильно организовать такую форму
работы, у инспекторов появился повод заподозрить, что такие
переводы — это фикция. Дескать, по факту сотрудники не работали,
соответственно сделки, в которых они участвовали, провели только
на бумаге. В итоге проверяющие исключают из расходов
не только затраты по спорным договорам, но и зарплату.
|
Компания
взяла на работу врача из другого города. Он работал
дистанционно, но не подписывал документы электронной подписью (ст. 312.1 ТК). Подготовка врачебных
заключений сделана с большим опозданием, и в них уже
не было смысла. Судьи поддержали налоговиков, которые сняли расходы
на зарплату дистанционщика и начисленные на нее взносы (определение Верховного суда от 09.10.2018
№ 304-КГ18-15248). |
Что срочно
перепроверить. Из кадровых документов должно быть видно, кого
из работников перевели на удаленку, что входило в круг
их должностных обязанностей и как вы контролировали
их выполнение. В Минтруде посчитали, что в период коронавирусных
ограничений достаточно приказа о временном переводе, то есть можно
было не заключать допсоглашения к трудовому договору (Рекомендации, утв. письмом от 23.04.2020
№ 14-2/10/П-3710). Но после карантина документы нужно
привести в порядок — как минимум собрать подписи сотрудников
о новых условиях работы.
Если у инспекторов
возникнут претензии, укажите, что промахи в кадровых документах — это
нарушение трудового законодательства, а не налогового. Кроме того,
даже если сотрудника вовсе не оформили в течение трех дней, как
приняли на работу, трудовой договор с ним считается заключенным (ст. 67 ТК). Поэтому вы вправе
учитывать в расходах на оплату труда его зарплату.
Для вас важно доказать,
что человек действительно выполнял свои трудовые обязанности. Поэтому при
необходимости представьте налоговикам переписку с сотрудником о том,
как решались текущие рабочие вопросы, а также отчеты о проделанной
работе (постановление Федерального арбитражного суда
Северо-Западного округа от 05.08.2014 № А13-4339/2013).
Учтите, что
в ближайшее время налоговики начнут совместные с прокуратурой
проверки компаний из пострадавших от коронавируса отраслей. Цель
таких контрольных мероприятий — вычислить тех, кто незаконно получил
из бюджета субсидии на зарплату или дезинфекцию. Одна из схем
состоит как раз в том, что сотрудники компаний фактически
не работали, но их по сведениям из формы СЗВ-М
посчитали при определении размера субсидии.
Приказ о предоставлении
права подписи
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ИНН
7710222222, КПП 771001001 127015,
г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10, офис 70
ОГРН
1234567890123 Тел.:
(495) 925-00-00
Эл.
почта: info@company.ru
Приказ № 64
О предоставлении права подписи первичных документов
г. Москва 22.07.2020
В целях исполнения требований, указанных
в статьях 7 и 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ
«О бухгалтерском учете», своевременного оформления первичных учетных
документов и в связи с болезнью начальника склада № 2
Борисенко П.А.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Временно предоставить заместителю
начальника склада № 2 Мамаеву А.К. право подписи первичной документации
Отделения № 2 с 22 июля 2020 года.
2. Считать подпись Мамаева А.К.,
приведенную под настоящим приказом, образцом подписи, действительной при
оформлении первичной документации.
Генеральный
директор
ООО «Компания»
Иванов И.И.
Иванов
С приказом
ознакомлен:
заместитель
начальника склада № 2
Мамаев А.К.
Мамаев
Комментариев нет:
Отправить комментарий