По каким ставкам теперь считать НДФЛ:

 

Чтобы стать налоговым резидентом РФ в этом году, достаточно пробыть в нашей стране всего три месяца, а не полгода, как раньше. Закон уже принят, но это не значит, что вам нужно массово пересчитывать НДФЛ по российской ставке. Кроме того, власти приняли решение повысить налог для богатых. Что уже сейчас вам нужно изменить в своей работе? 

Смягчили требования к налоговым резидентам

В 2020 году налоговыми резидентами считаются физлица, которые в течение текущего года находились в России хотя бы 90 календарных дней, а не 183 дня, как до сих пор (п. 2.2 ст. 207 НК в ред. Федерального закона от 31.07.2020 № 265‑ФЗ). Это позволит платить НДФЛ по ставке 13 процентов вместо 30. Новшество коснется, например, тех работников, которые из-за пандемии застряли за границей и долго не могли вернуться домой.

Мера временная, действует она только в 2020 году и распространяется на доходы, которые получил «физик» с начала года. Но в случае, если человек пробыл в нашей стране от 90 до 182 календарных дней, свой резидентский статус он должен будет подтвердить по особым правилам. Для этого ему следует направить в ИФНС по месту жительства или пребывания заявление в произвольной форме, указав в нем Ф. И. О и ИНН.

Отправить заявление нужно вместе с декларацией за 2020 год по форме 3-НДФЛ, крайний срок — не позднее 30 апреля 2021 года. Получается, что возвращать налог будет не компания как налоговый агент, а сам «физик» — по итогам года. И сделать это можно будет только в 2021 году.

Поэтому, если сейчас к вам будут обращаться сотрудники с требованием считать им НДФЛ как резидентам РФ, объясните, что пересчет возможен только в 2021 году или если работник пробудет в России как минимум 183 календарных дня (п. 2 ст. 207 НК и письмо Минфина от 31.07.2020 № 03-04-06/67274). То есть когда он уложится в прежний норматив по дням. Даже если точно знаете, что сотрудник провел в России 90 дней и более, использовать ставку в 13 процентов вы не вправе .

Как новшество повлияет на работу бухгалтера

Если сотрудник пробыл в России менее 183 дней, продолжайте удерживать НДФЛ по ставке 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК и письмо ФНС от 31.07.2020 № БВ-3-17-5577@). Это касается и специалистов, которые часто ездят в командировки.

Командированный сотрудник продолжает оставаться работником, который трудится по трудовому договору и место его работы находится в России. Поэтому средний заработок за время командировки является доходом от источников в нашей стране. Следовательно, со среднего заработка за время длительной загранкомандировки организация должна удержать НДФЛ (письмо Минфина от 16.05.2019 № 03-04-05/35316). А ставка зависит от того, сколько дней сотрудник пробыл в России в течение последних 12 календарных месяцев.

Есть ситуации, когда вам не нужно проверять, является ли работник резидентом. Ставку 13 процентов с первого дня пребывания в России используйте в отношении:

·         иностранных сотрудников — высококвалифицированных специалистов;

·         беженцев;

·         иностранцев на патенте;

·         работников из стран ЕАЭС.

В Евразийский экономический союз, помимо России, входят четыре страны — Белоруссия, Казахстан, Киргизия и Армения. Граждане этих стран приравниваются к гражданам России, и патент им не нужен. По патенту могут трудиться граждане других стран, которым для работы в России не требуется рабочая виза. Это, например, сотрудники из Узбекистана или Молдавии.

При этом будьте внимательны: ставка НДФЛ для работников из стран ЕАЭС до конца года может измениться. Так считают в Минфине (письмо от 18.02.2020 № 03-04-07/11392). Если сотрудник из страны ЕАЭС к концу года не станет налоговым резидентом, НДФЛ нужно будет пересчитать по ставке 30 процентов. Точка зрения спорная, и раньше налоговики с ней не соглашались. Но сейчас они заняли такую же позицию (письмо ФНС от 28.02.2020 № БС-4-11/3347).

Возможно, из-за новых правил чиновники передумают. Ведь получается, что вы пересчитаете налог даже в том случае, если сотрудник пробудет в России от 90 до 182 дней. А затем работнику придется самому его возвращать.

Как подтверждать статус сейчас

Обязанность определять статус работника налоговики возлагают на компанию (письмо ФНС от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@). Сотрудник не обязан предъявлять вам документ о своем налоговом статусе, но это прежде всего в его интересах.

Самый безопасный вариант — попросите иностранных работников и тех сотрудников, которые часто ездят за границу, получить подтверждение их статуса в инспекции и передать его в бухгалтерию (письмо Минфина от 22.02.2017 № 03-04-05/10518). Так вы снизите риск доначисления НДФЛ и не запутаетесь в ставках.

Чтобы подтвердить свой налоговый статус, работник-иностранец может обратиться в ФНС с заявлением. Инструкция есть на nalog.ru 

Налоговые инспекции уже с 3 июля начали выдавать документы, подтверждающие статус иностранца на этот год (письмо ФНС от 27.02.2020 № ВД-3-17/1534@). Сотрудник вправе оформить заявление на бумаге или отправить в электронной форме через сервис на сайте налоговиков по ссылке service.nalog.ru/nrez.

С помощью сервиса вы можете отслеживать статус рассмотрения заявления — ему автоматически присваивается уникальный код. Результат человек узнает в течение 10 календарных дней с даты обращения (п. 6 Порядка, утв. приказом ФНС от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@). Ответ на бумаге придется ждать вдвое дольше — 20 дней. Предупредите об этом сотрудников.

Документ, который подтверждает статус налогового резидента, также имеет уникальный код. Это дает возможность убедиться в его подлинности.

Также вы можете по старинке проверить загранпаспорт работника. Посмотрите, какие в нем стоят отметки о пересечении границ. Кроме паспорта, можно использовать:

·         миграционную карту с данными о въезде и выезде из России;

·         справки с предыдущих мест работы;

·         приказы о командировках, путевые листы и т. п.;

·         авансовые отчеты и документы к ним (проездные, счета за проживание) и т. д.

А вот документы о регистрации по месту жительства или пребывания не подойдут. Об этом предупредил Минфин в письме от 23.05.2018 № 03-04-06/34676.

Что делать, если сотрудник стал налоговым резидентом

Налоговый статус определяйте на дату начисления дохода. Если работник станет налоговым резидентом в течение года, считайте НДФЛ с его доходов по ставке 13 процентов. Не спешите пересчитывать налог с предыдущих выплат с начала года, то есть с 1 января. Предварительно убедитесь, что налоговый статус работника уже точно не изменится. Иначе придется делать двойную работу.

Пересчет делайте так. Начиная с месяца, в котором сотрудник с начала года пробудет в России как минимум 183 дня, суммы налога, излишне удержанные по ставке 30 процентов, засчитывайте в счет уплаты НДФЛ по ставке 13 процентов.

Возможна ситуация, что до конца года зачесть излишек полностью не получится. Тогда самому работнику придется обратиться в свою инспекцию за возвратом переплаченного налога.

Пример Гражданин Чехии прибыл в Россию в начале 2020 года. В марте 2020 года он устроился на работу в ООО «Компания». Поскольку он не был резидентом РФ, бухгалтер удерживал из его зарплаты налог по ставке 30 процентов. В августе 2020 года истекли 183 календарных дня пребывания нового сотрудника в России. При расчете зарплаты за август бухгалтер посчитает налог по ставке 13 процентов. Также он пересчитает налог с начала года и зачтет переплату в счет уплаты текущего НДФЛ. Ведь налоговый статус работника с начала года уже не изменится.

 

Какие еще поправки готовят по НДФЛ Чиновники подготовили две поправки, которые начнут действовать в будущем году. Обе они касаются ставок по НДФЛ. Ставка станет единой для всех. Минфин предлагает установить единую ставку для резидентов и нерезидентов. Это упростит работу бухгалтера. Вам не придется пересчитывать НДФЛ из-за смены налогового статуса сотрудников. Считать налог по ставке 13 процентов вы будете с зарплаты всех работников вне зависимости от того, к какой категории они относятся. Богатые будут платить больше. Владимир Путин в своем обращении к гражданам 23 июня 2020 года сообщил о новой ставке по НДФЛ в размере 15 процентов. Она коснется только тех граждан, кто получает высокие зарплаты — более 400 тыс. руб. в месяц. По повышенной ставке вы будете рассчитывать налог только с той части дохода, которая превышает 5 млн руб. в год. Налог с выплат до этой суммы нужно будет удерживать, как и прежде, по ставке 13 процентов. Как только закон примут, мы подробно расскажем о новых правилах расчета НДФЛ

Когда НДФЛ можно вообще не удерживать

Если компания наняла работника, который будет трудиться за границей, НДФЛ в такой ситуации удерживать не нужно вообще. И тут неважно, резидент ваш сотрудник или нерезидент и гражданином какой страны он является (письмо Минфина от 08.05.2019 № 03-04-05/33559).

Речь о ситуации, когда работник выполняет свои трудовые обязанности на территории иностранного государства. То есть его рабочее место находится за рубежом. Значит, зарплата, которую вы ему выплачиваете, относится к доходам от источников за пределами России (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК). И если сотрудник не является налоговым резидентом нашей страны, то НДФЛ с полученного им от российской организации дохода он заплатит в той стране, где работает.

Контролировать, где именно работник трудится, в ваши обязанности не входит. Главное, что записано в трудовом договоре как место работы. Но злоупотреблять этим мы не советуем. От такой «оптимизации» сама компания никакой налоговой выгоды не получит. Но ей грозит штраф, если инспекторы установят, что на самом деле сотрудник работает в России. Причем налоговики взыщут недоимку по НДФЛ именно с работодателя как с налогового агента (п. 9 ст. 226 НК).

Если гражданин фактически выполняет работу за рубежом, но место работы у него указано как территория России, удерживайте НДФЛ. Тут уже без вариантов.

 Как платить НДФЛ при дистанционной работе

Когда сотрудник в итоге пробудет в России не менее 183 дней в году, платить НДФЛ нужно уже в нашей стране. И это должен сделать сам работник (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК). Ведь российская компания изначально не являлась налоговым агентом в отношении его доходов.

Также не удерживайте НДФЛ с таких доходов дистанционного работника, который трудится за границей, как:

·         отпускные;

·         средний заработок, выплачиваемый за время командировки;

·         компенсация за досрочное расторжение трудового договора;

·         больничные.

Это подтвердил Минфин (письма от 29.04.2016 № 03-04-06/25339, от 04.08.2015 № 03-04-06/44849, № 03-04-06/44852 и № 03-04-06/44855). Аналогичный подход применяйте в отношении выплат по гражданско-правовым договорам. Разве что подрядчикам не полагаются ни отпускные, ни больничные.