Сотрудник использует личный автомобиль

 

Налоговые нормы распространяются не на все автомобили

Можно ли обойтись без путевого листа

Чтобы снизить риск заражения коронавирусом, работники отказываются от общественного транспорта и в служебных целях используют личные автомобили. Есть два способа оформить такую операцию — заключить соглашение о компенсации или договор аренды. У каждого из них есть свои плюсы и минусы. Рекомендации в статье помогут вам определиться, какой вариант более выгоден как для компании, так и для сотрудника.

Заключить соглашение о выплате компенсации

Работнику положена компенсация, если он использует в служебных целях свое имущество (ст. 188 ТК). Но Налоговый кодекс ограничивает сумму, которую можно отнести на расходы, когда речь идет об автомобилях. Причем в ближайшее время чиновники не планируют повышать лимиты, хотя они не менялись с 2002 года (письмо Минфина от 02.10.2020 № 03-03-06/3/86372).

Как оформить. Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору. Пропишите в нем, какой автомобиль использует работник, его марку, модель, дату производства, мощность двигателя, госномер. Установите сумму ежемесячной компенсации и затраты, из которых она сложилась, например на бензин, ремонт и т. п., а также порядок и сроки ее выплаты.

Руководитель должен издать приказ о назначении компенсации . Приложите к нему ее расчет. Им заинтересуются в том числе налоговики. Об этом — далее.

Налог на прибыль. Учесть расходы вы можете только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК и письмо Минфина от 13.08.2019 № 03-03-07/61075). Правительство утвердило их постановлением от 08.02.2002 № 92. К примеру, лимит затрат на легковой автомобиль с мощностью двигателя до 2000 куб. м — 1200 руб. в месяц, свыше этого — 1500 руб. в месяц. Обратите внимание: для грузовых машин норм нет (см. врезку).

Кодекс разрешает списывать затраты и на бензин. Однако в Минфине считают, что в налоговые нормы уже заложены расходы на износ, запчасти и ГСМ (письма от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971 и от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366). Теперь такой подход разделяет и Верховный суд.

Пример В ходе проверки инспекторы выяснили, что организация полностью учитывала в расходах стоимость бензина, которым сотрудники заправляли личные автомобили. Компания предъявила налоговикам маршрутные и заправочные листы, авансовые отчеты и чеки ККМ, трудовые договоры и приказы руководителя, пытаясь доказать, что машины использовались в служебных целях. Но это не помогло. Судьи указали, что порядок учета расходов на ГСМ установлен в пункте 1 статьи 264 НК. Но эту норму в данном случае применять нельзя, поскольку в ней речь идет о расходах самой организации, а не ее сотрудников. Поэтому спорные затраты на бензин следует учитывать только в пределах норм из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 (определение Верховного суда от 06.05.2020 № 307-ЭС20-5919).

 

Учтите, что нормы для налога на прибыль установлены из расчета на месяц. Если сотрудник болел или был в отпуске, лимит нужно пересчитать. Покажем на примере.

Пример Сотрудник использует в служебных целях автомобиль с ;мощностью двигателя до 2000 куб. м. Норма для учета компенсации в налоговых расходах — 1200 руб. в месяц. В период с 9 по 13 ноября 2020 года работник был на больничном. На ноябрь 2020 года приходится 20 рабочих дней. Фактически сотрудник отработал только 15 дней. На расходы бухгалтер отнесет 900 руб. (1200 руб. : 20 дн. × 15).

НДФЛ и взносы. Компенсация за использование личного имущества освобождена от НДФЛ и страховых взносов в размере, который вы прописали в соглашении (п. 1 ст. 217 НК и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Не нужно начислять и взносы на травматизм (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ). Минфин с этим согласен (письмо от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Есть риск, что налоговики посчитают компенсацию завышенной. Они заподозрят, что компания маскирует зарплату с тем, чтобы сэкономить на НДФЛ и взносах. Подготовьте для проверяющих подтверждающие документы .

Документы, которые подтвердят и обоснуют «личную» компенсацию На случай проверки подготовьте документы, которые подтвердят, что сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях и компенсация не завышена. Для этого потребуются: — должностная инструкция, в которой говорится о служебных поездках работника; — соглашение или трудовой договор, в которых прописан порядок расчета компенсации; — бухгалтерская справка с расчетом компенсации; — копия паспорта транспортного средства, которая подтвердит право собственности на машину; — путевые листы, авансовые отчеты, чеки ККТ, приказы руководителя и другие документы, которые обоснуют, что автомобиль использовали в служебных целях

Путевой лист. Безопаснее оформлять путевые листы, даже если сотрудник не перевозит пассажиров и грузы. Чиновники считают, что без них нельзя установить дату и цель поездки, километраж и расход ГСМ (письма ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ и Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Но не обязательно в путевках указывать все обязательные реквизиты.

Инспекторы посчитали выплату компенсации сотрудникам экономически необоснованной. Основной аргумент — представленные путевые листы не отвечают требованиям Федерального закона от 08.11.2007 № 295‑ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В них отсутствует часть обязательных реквизитов из приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. Однако суд указал, что при использовании личного транспорта в служебных целях составлять путевые листы необязательно. Компания оформляла их добровольно. В путевках есть маршруты поездки, пункты назначения и километраж. Проверяющие не опровергли, что машины использовались именно в интересах компании, а не ее руководства (определение Верховного суда от 31.01.2019 № 309-КГ18-24490).

 

Чтобы избежать споров, рекомендуем составлять путевые листы. Можно их выписывать сразу на месяц (письмо Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). Прикладывайте к ним чеки, квитанции, счета, акты, которые подтвердят затраты и их служебный характер (постановление ФАС Уральского округа от 12.03.2014 № А07-11574/2013).

Оформить договор аренды

Обойти ограничение по нормам можно, если вместо соглашения о компенсации заключить с сотрудником договор аренды автомобиля. Но здесь есть свои нюансы.

Как оформить. Договор аренды бывает двух видов — с экипажем и без. Если предполагается, что сам работник будет и управлять машиной, выбирайте первый вариант. В любом случае в договоре пропишите, какой автомобиль вам передает сотрудник в аренду, и все его характеристики, включая марку и госномер.

Установите размер арендной платы. Если оформляете договор с экипажем, отдельно пропишите суммы за аренду и управление автомобилем. Учтите, что в этом случае затраты на ремонт ложатся на работника (ст. 634 ГК).

Налог на прибыль. Арендную плату учитывайте в сумме, о которой договорились с сотрудником (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Когда договор не предусматривает экипаж, списывайте расходы на текущий и капитальный ремонт в размере фактических затрат (п. 1 и 2 ст. 260 НК), расходы на ГСМ (п. 1 ст. 254 НК) и страхование (ст. 263 НК).

Если фактически работник использует автомобиль и в личных целях, например ежедневно на нем возвращается домой, затраты на бензин признавайте только по служебным поездкам. Для этого по окончании рабочего дня и на утро следующего фиксируйте показатели одометра и уровень топлива в баке.

НДФЛ и взносы. Удерживайте НДФЛ со всей суммы арендной платы (ст. 209, подп. 4 и 6 п. 1 ст. 208 НК). Учитывайте, что это не зарплата. Поэтому налог следует перечислить в бюджет не позднее следующего дня, как выплатили сотруднику деньги (п. 6 ст. 226 НК).

В общем случае арендная плата не облагается страховыми взносами, в том числе и на травматизм (п. 4 ст. 420 НК и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125‑ФЗ). Но на выплаты за управление автомобилем нужно начислить пенсионные и медицинские взносы (п. 4 ст. 420 НК).