С каких компенсаций удаленщикам придется удержать НДФЛ

 

Работодателей обязали с 2021 года компенсировать сотрудникам больше расходов, но в Налоговый кодекс соответствующие поправки не внесли. Более того, многие разъяснения чиновников о НДФЛ устарели, хотя до сих пор они содержатся в правовых системах. В статье вы найдете актуальные ответы на спорные вопросы, которые появились с начала года.

Путаница с компенсациями за работу на удаленке

Нет, налог с выплаченных компенсаций не удерживайте. Но поступайте так только в пределах тех сумм, которые прописали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письмо Минфина от 29.10.2020 № 03-04-06/94269). Образец допсоглашения с дистанционным сотрудником смотрите ниже.

Финансисты объясняют это так. Полный перечень выплат, с которых не нужно платить НДФЛ, есть в статье 217 НК. В нем указаны и компенсации, которые связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей. А их размер, порядок и сроки выплаты стороны определяют в трудовом договоре, в том числе о дистанционной работе (ст. 312.3 ТК). Аналогичной позиции придерживаются и представители Роструда (см. комментарий).

	Иван Шкловец,	заместитель руководителя Роструда:
Какие затраты компания обязана возместить сотрудникам на удаленке Трудовой кодекс частично называет расходы, которые работодатель обязан компенсировать сотруднику в связи с выполнением им трудовой функции дистанционно. Но исчерпывающего перечня нет. Работодатель вправе установить такие затраты в своем локальном нормативном акте. Но они в любом случае должны быть необходимыми и обоснованными. За рамками компенсации могут остаться расходы, связанные, например, с организацией более удобного рабочего места, на покупку каких-либо анатомических приспособлений, более скоростных программ и т. д. Если сотрудник не согласен с тем объемом компенсации, который ему предлагает работодатель, он вправе отказаться переходить на дистанционный режим»

Когда компенсируете затраты на электричество и интернет, возмещайте не всю сумму, которую сотрудник заплатил поставщику этих услуг за месяц, а пропорционально его рабочему времени. Ведь интернет и электричество работник использует не только во время исполнения своих должностных обязанностей, но и для личных целей. И попросите представлять вам ежемесячно документы об оплате таких услуг. Покажем расчет на примере.

Пример Компания возмещает удаленщикам затраты на электричество и интернет. Сотрудник принес за февраль оплаченные счета в общей сумме 1500 руб. В феврале он трудился все 19 рабочих дней по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными (суббота и воскресенье). В расчет компенсации за электричество и интернет бухгалтер включил только рабочее время — 151 час. Соответственно и возместили ему не всю сумму затрат — 1500 руб., а только 335,56 руб. [(151 ч : (28 календ. дн. × 24 ч) × 1500 руб.].

 

Сумму компенсации за использование личных ноутбуков или компьютеров можете установить исходя из размера ежемесячной амортизации. Для этого попросите работника предоставить копии документов, которые подтвердят, что имущество принадлежит именно ему и какова его первоначальная стоимость.

Не возмещайте затраты за время, когда сотрудник был в отпуске или на больничном. Иначе инспекторы доначислят не только НДФЛ, но и налог на прибыль (письмо Минфина от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

Оплата проезда до места работы

Да, со стоимости проезда удержите НДФЛ. На этом настаивает Минфин (письма от 24.11.2020 № 03-04-06/102170, от 06.11.2020 № 03-04-06/96911 и от 29.10.2020 № 03-04-06/94269). Неважно, добирается сотрудник на такси или арендованном автомобиле.

Оплата проезда до места работы не входит в перечень необлагаемых компенсаций, перечисленных в статье 217 НК. Возмещение таких расходов — натуральный доход сотрудника (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК). И с него надо удержать налог.

Аналогичным образом поступайте, если оплачиваете проезд вахтовикам от места их жительства до места сбора и обратно (письмо Минфина от 23.10.2020 № 03-01-10/92685). Не включать в налоговую базу можно компенсации за проезд от пункта сбора до места выполнения работ. И то если выполняются два условия:

·         наличие пункта сбора обусловлено производственной необходимостью или спецификой работы организации;

·         по прибытии в место сбора работник обязан соблюдать дисциплину труда, установленную работодателем.

В таком случае у сотрудников не возникает экономической выгоды. Поэтому со стоимости проезда перечислять НДФЛ в бюджет не нужно.

Куда платить НДФЛ, если все сотрудники на удаленке

Нет, налог перечисляйте в ИФНС головной организации, подразделения или филиала, где по штатному расписанию числятся сотрудники, которых перевели на удаленку. Так считают в ФНС (письмо от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).

Рабочее место дистанционщика не подпадает под определение обособленного подразделения. Поэтому платить налог по месту его нахождения не нужно (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-02-07/1/3617 и от 01.12.2014 № 03-04-06/61300). Иная ситуация с работниками-надомниками. По месту их прописки придется зарегистрировать «обособки» и платить НДФЛ (п. 7 ст. 226 НК и письмо Минфина от 23.05.2013 № 03-02-07/1/18299). Чем отличается дистанционка (удаленка) от надомного труда, смотрите в таблице.

Таблица. Отличие дистанционной работы от надомного труда

Вопросы для сравнения/режим работы	Дистанционная (удаленная)	Надомная
Предмет труда	Выполнение трудовой функции, то есть сам процесс работы	Овеществленный труд, производство чего-либо
Место выполнения работы	Работник определяет его самостоятельно, не фиксируя это в трудовом договоре	В договоре зафиксировано определенное место (дом, квартира, дача и т. д.). Кроме того, работодатель может посещать рабочее место надомника
Трудовая книжка на бумаге, если работник от нее не отказался	Ведется по выбору сотрудника, но если переводите уже работающего у вас специалиста, вести трудовую книжку продолжайте	Ведется обязательно
Основания для расторжения договора	Дополнительные основания для расторжения договора предусмотреть можно, но только со стороны работодателя	В трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные основания для расторжения договора

 

Штрафы по вине сотрудников

Нет, перечислять НДФЛ в таком случае не нужно. С этим согласны и ФНС, и Минфин (письма от 04.12.2020 № БС-4-11/19985@ и от 02.12.2020 № 03-04-07/105532). Причем неважно, возместил работник сумму штрафа или нет.

Чиновники объясняют это так. Раз автомобиль оформлен на компанию, то именно она должна заплатить штраф. Поэтому перечисленные суммы нельзя рассматривать как доход работника. Здесь у него никакой выгоды нет. Соответственно и НДФЛ платить в бюджет не надо.

Теоретически сумму ущерба в размере штрафа вы можете взыскать с виновника (письма Минфина от 22.08.2014 № 03-04-06/42105 и Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). Однако судебная практика противоречива.

Одни арбитры считают, что таким образом компания перекладывает свой штраф на сотрудников и тем самым освобождается от ответственности. А это противоречит самим принципам наказания (апелляционные определения Волгоградского областного суда от 03.10.2019 по делу № 33-12400/2019 и Санкт-Петербургского городского суда от 07.07.2020 по делу № 2-949/2020).

Есть решения и в пользу работодателей. Но только в случае, когда в договоре с сотрудником прописано, что он отвечает за ущерб, который возник по его вине (апелляционное определение Курганского областного суда от 05.05.2016 по делу № 33-1568/2016).

Плата за обслуживание банковских карт

Ваши опасения оправданны. Перечислять налог в бюджет со стоимости обслуживания банковских карт не нужно только до тех пор, пока сотрудник работает в компании. Это подтвердил Минфин в письме от 27.10.2020 № 03-01-05/93445.

Объяснение простое. Организация обязана вовремя оплачивать труд своих работников. Поэтому зарплатный проект в банке она открывает в своих интересах. Никакой экономической выгоды от этого сотрудники не получают. А значит, нет и оснований для начисления НДФЛ.

Другое дело, когда работник после увольнения продолжает использовать зарплатную карту. Тогда выходит, что организация оплатила за него услуги банка. То есть человек получил натуральный доход и он облагается НДФЛ в общем порядке.

Бонусы за продвижение товаров

Ставка НДФЛ зависит от цели мотивационной программы: рекламная она или нет (п. 2 ст. 224 НК). В вашем случае продавцы по факту рекламируют конкретный вид товара. А сумма выигрышей и призов, которые «физики» получают в рамках рекламных мероприятий, подпадает под ставку 35 процентов (письмо Минфина от 01.12.2020 № 03-04-06/104811).

Сумму налога вы можете уменьшить на необлагаемый лимит в 4 тыс. руб. (подп. 28 ст. 217 НК). Тогда НДФЛ нужно заплатить лишь с суммы превышения.

«Детская» матпомощь — внимание на даты

Не совсем так. Все зависит от того, сколько прошло времени с даты рождения малыша. По общему правилу компании не нужно удерживать НДФЛ с единовременной матпомощи при рождении ребенка в размере до 50 тыс. руб. (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК). Но есть важное условие — от налога освобождена только матпомощь, которую выплатили в течение первого года жизни малыша. Если в вашем случае год с рождения ребенка еще не прошел, то НДФЛ удержите лишь с излишка. То есть в бюджет вам нужно заплатить 650 руб. (5000 руб. × 13%).

Если же в феврале возраст ребенка превысил годовую отметку, удержать НДФЛ нужно со всей суммы в 55 тыс. руб. (письмо Минфина от 03.12.2020 № 03-04-06/105655). Поэтому в бюджет перечислите 7150 руб. (55 000 руб. × 13%).

Аналогичным образом поступайте, когда выдаете сотруднику матпомощь в связи с установлением опеки над ребенком. Это новшество действует с 1 января (п. 8 ст. 217 НК).

Аванс подрядчику — разные правила для НДФЛ и взносов

Нет, вы ошибаетесь. Это в отношении зарплаты действуют специальные правила — доход считается полученным в последний день месяца, за который начислили вознаграждение (п. 2 ст. 223 НК). Соответственно, с авансов НДФЛ удерживать не нужно. Но к расчетам с подрядчиками это не имеет никакого отношения. Ведь отношения между подрядчиком и заказчиком регулируются положениями гражданского законодательства, а не Трудового кодекса.

Действовать нужно в общем порядке — налог следует удержать при фактической выплате дохода и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня (п. 4 ст. 226 и подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). На это обратил внимание Минфин в письме от 13.11.2020 № 03-04-05/99236.

В то же время со страховыми взносами ситуация иная (письмо Минфина от 23.06.2020 № 03-04-05/54027). По мнению финансистов, независимо от срока выплаты аванса начислить страховые взносы возможно только после окончательной приемки выполненных работ или сдачи отдельных этапов. То есть когда уже точно будет ясно, где оплата, а где компенсация, на которую взносы вообще не начисляются.

Если сделка с «физиком» сорвется и он вернет полученную предоплату, НДФЛ с аванса считается излишне удержанным. В таком случае верните налог подрядчику, заручившись его письменным заявлением (ст. 231 НК).