Почему лучше оформлять обходной лист, чем отказаться от него?

 

Обходной лист при увольнении

 

Обходной лист

 

Ф. И. О.                                     Сергеев Дмитрий Сергеевич

Структурное подразделение      отдел маркетинга

Должность (профессия)               трейд-маркетолог

Дата приема на работу      02       февраля                 201  7  г.

Дата увольнения                 23       октября                 202  0  г.

Причина увольнения           по соглашению сторон

 

Наименование структурного подразделения	Ф. И. О. и должность руководителя структурного подразделения	Дата, подпись
1. Подразделение, в котором работал сотрудник: — работником переданы дела ответственному лицу	Велесов Р.А., директор по маркетингу	23.10.2020, Велесов
2. Отдел материально-технического обеспечения: — у работника принята форменная одежда (при необходимости); — у работника приняты канцелярские принадлежности; <…>	Колобов О.В., начальник АХО	23.10.2020, Колобов
3. Отдел информационных технологий: — у работника принят персональный компьютер; — работнику закрыт доступ к информационным системам; — работнику закрыт доступ в локальную сеть и отключен электронный рабочий почтовый ящик	Орлов Д.А., системный администратор	23.10.2020, Орлов
4. Отдел кадров: — копия приказа об увольнении и записка-расчет переданы в бухгалтерию; — работник поставил свою подпись в приказе об увольнении, а также в личной карточке Т-2 и трудовой книжке; — трудовая книжка выдана работнику; — у работника принят медицинский полис добровольного медицинского страхования	Лобова М.А., начальник отдела кадров	23.10.2020, Лобова
5. Бухгалтерия: — за работником не имеется задолженностей; — с работником произведен расчет при увольнении; — работнику выдана справка о доходах; — работнику выдана справка для расчета пособий о сумме заработной платы и об исключаемых периодах по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н	Одарченко О.С., главный бухгалтер	23.10.2020, Одарченко
6. Служба безопасности: — работником сдан пропуск на территорию компании	Пирогов В.С., начальник службы безопасности	23.10.2020, Пирогов

 

 

Дата сдачи обходного листа в отдел кадров    23       октября                 202  0  г.

 

Сведения, изложенные в обходном листе, подтверждаю,                 Сергеев                   Д.С. Сергеев

трудовую книжку (форму СТД-Р) получил

 

Примечание:  

(заполняется в нестандартных случаях (отправлено уведомление о необходимости получения трудовой книжки, дата уведомления, когда отправлено и т. д.))

 

Все расчеты с работником нужно завершить в день увольнения. Нельзя откладывать ни выплаты, ни выдачу трудовой. Причем даже в том случае, если сотрудник не оформил обходный лист. Это недавно подтвердили в Минтруде. Но некоторые требования компании работник выполнить обязан.

Обходной лист оформлять необязательно, но полезно и компании, и работнику

Обходной лист не относится к обязательным документам (письмо Минтруда от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959). Сотрудник не обязан заполнять этот документ как условие для увольнения. Он нужен прежде всего самой компании, но и работник с помощью этого документа сможет подтвердить, что полностью закрыл все долги перед организацией.

Во-первых, с помощью обходного листа работодатель может доказать, что выдал сотруднику на руки трудовую книжку или форму СТД-Р в последний день его работы. Иначе придется выплатить работнику заработок за все время задержки (ст. 234 ТК). Какие еще документы компания обязана выдать специалисту при увольнении, смотрите в таблице.

Таблица. Какие документы выдавать

Документ	Ссылка на норму закона	Что грозит за невыдачу
Без заявления в день увольнения		Штраф для компании: до 50 000 руб. и до 70 000 руб. за повторное нарушение (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП). Санкции для работника, который отвечает за выдачу документов: — штраф до 5000 руб. и до 20 000 руб. за повторное нарушение или дисквалификация на срок до трех лет (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП); — дисциплинарное взыскание, возмещение расходов компании (ст. 192 ТК)
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р	Статьи 80 и 84.1 ТК
Расчетный листок	Статья 136 ТК
Справка о сумме заработка за два года и об исключаемых периодах. Требуется для расчета пособий	Пункт 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ
Выписки из СЗВ-М	Статьи 11 и 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ. Эти документы вы можете представить только за тот период, за который еще не отчитались (письмо отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361)
Выписка из СЗВ-СТАЖ
Копии разделов 3 из расчетов по страховым взносам
По заявлению работника
Справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ). При увольнении выдайте ее в последний рабочий день, в остальных случаях — в течение трех рабочих дней	Пункт 3 статьи 230 НК, статья 84.1 ТК
Любые документы по работе: копия приказа о приеме на работу, об увольнении, о переводах и т. д. Срок выдачи — в течение трех рабочих дней	Статья 84.1 ТК

 

Во-вторых, работодатель в обходном листе обычно указывает факт возврата или невозврата ему материальных ценностей (в том числе денег, например подотчетных), а также иных предметов и документов, которые сотрудник получил при приеме на работу или позже. И это уже прямая обязанность работника.

В-третьих, обходной лист может пригодиться, если человек, уже уволившись из компании, захочет восстановиться на работе. Допустим, сотрудник утверждает, что его подпись на заявлении об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон недействительна (подделана, поставлена под давлением и т. д.). Либо заявление вообще не могут найти. Работодатель в таком случае может доказать факт увольнения с помощью обходного листа, в котором стоит подпись бывшего сотрудника.

Прописать конкретный порядок заполнения обходного листа компания может в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале . 

Как вести трудовую книжку, можно решить и позже

Каждый работодатель до 2 ноября включительно обязан письменно уведомить своих сотрудников, что до конца года им следует выбрать, как компания будет вести их трудовые книжки — на бумаге или в электронном виде (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).

На этом обязанности компании заканчиваются. Если сотрудник не сделает свой выбор до дня увольнения, требовать от него такую бумагу в его последний рабочий день не нужно. Просто выдайте ему на руки бумажную трудовую. И именно ее он предъявит новому работодателю. СТД-Р такому сотруднику не выдавайте. Этот документ полагается только тем, кто отказался от бумаги (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465). Но никто не запрещает ему подать заявление в день увольнения.

Тогда действуйте так. Во-первых, в трудовую книжку внесите специальную запись, после чего выдайте ее работнику. При этом запись об увольнении в бумажную трудовую книжку уже не вносите.

Во-вторых, не позже следующего рабочего дня направьте сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД. Отчитаться так быстро нужно из-за того, что сотрудник увольняется. В отчете укажите два факта: переход работника на электронку и увольнение. 

В-третьих, заполните форму СТД-Р. Укажите в ней все события в жизни сотрудника, которые произошли с ним в вашей компании — прием, увольнение, перевод и т. д. Переписывать в нее все сведения из его трудовой книжки не нужно.

Сотрудник при увольнении обязан вернуть подотчетные или отчитаться по ним

Деньги, которые работник получил под отчет, — это аванс. В этот момент у компании не возникает никаких расходов, а у сотрудника не появляется доходов. Но работник может не вернуть деньги — полностью или частично. Возможно, что он потратит их, но подтвердить расходы не сможет. Тогда у сотрудника появится долг по подотчетным суммам, которые он обязан вернуть.

Если на момент увольнения окажется, что работник не вернул компании подотчетные деньги или не отчитался по ним, удержите их из последней зарплаты. Для этого составьте приказ в произвольной форме. Но есть два правила, которых нужно придерживаться.

Получите согласие на удержание. Перед тем как удержать деньги, получите согласие работника с суммой удержания (ч. 3 ст. 137 ТК и письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Есть два способа получить такое согласие.

Способ 1. В положении о расчетах с подотчетными лицами пропишите общую норму о согласии с суммой удержания в случае просрочки по авансовому отчету и ознакомьте работников с положением. Пусть подотчетник напишет: «Согласен на удержание из зарплаты не возвращенных вовремя подотчетных сумм».

Схема. Как действовать, если при увольнении не смогли взыскать всю сумму долга

Способ 2. Второй вариант — всякий раз оформляйте отдельное уведомление, на котором работник напишет свое согласие.

Обычно на практике используют первый способ. Он проще и удобнее.

По умолчанию удержать можно не более 20 процентов. Максимальный размер удержаний стандартный — 20 процентов от суммы на руки (ст. 138 ТК и письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Но сотрудник может вернуть и больше — по своей инициативе.

Такой подход подтверждают и в Роструде (письмо от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). В данном случае нормы статьи 138 ТК не действуют. Главное, подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.

Если взыскать всю сумму долга не получится и работник не вернет ее добровольно, разницу можно взыскать в судебном порядке. Обратиться в суд надо в течение одного года (ст. 392 ТК).

Удержать за отпуск получится не больше последней зарплаты

Сотрудник может уволиться до конца рабочего года, в счет которого он отгулял отпуск. В этом случае сумму лишних отпускных он обязан вернуть (ст. 138 ТК). Удержите ее из последней зарплаты. Из этого правила есть несколько исключений .

Когда удерживать долг по отпускным нельзя Не удерживайте с работника за отпуск, если он увольняется: — из-за ликвидации организации; — по сокращению штата; — в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием; — при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению; — из-за восстановления на работе прежнего сотрудника; — из-за смены собственника организации

Лишние отпускные компания может либо удержать с работника, либо попросить его вернуть их добровольно. Для организации гораздо выгоднее второй вариант. Дело в том, что в Трудовом кодексе есть общая норма — при каждой выплате заработной платы удержать можно не более 20 процентов (ст. 138 ТК). Это касается и последней зарплаты (письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142). То есть вначале рассчитайте зарплату, вычтите из нее НДФЛ и затем посчитайте предельную сумму удержания (письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Как правило, долг по отпускным в этот лимит не укладывается. Кроме того, в статье 138 ТК речь идет об удержаниях из заработной платы. То есть вычесть задолженность, например, из больничных не получится. Только если сам сотрудник даст на это добро.

Верховный cуд исходит из того, что действующее законодательство не содержит оснований, чтобы взыскать весь долг в судебном порядке (определение от 05.02.2018 № 59-КГ17-19 и апелляционное определение Саратовского областного суда от 29.06.2017 по делу № 33-4755/2017). Ведь никаких противоправных действий работник не совершал. Он просто отгулял лишние дни отпуска по графику либо по заявлению. Причем оба документа были согласованы с руководителем, то есть с его одобрения.

Но есть шанс взыскать с должника 100, а не 20 процентов от его последней зарплаты. Тут практика неоднозначна. Липецкий областной суд в апелляционном определении от 03.04.2013 по делу № 33-810/2013 прямо указал, что работодатель не вправе без согласия сотрудника удержать суммы за неотработанные дни отпуска в размере более 20 процентов с последней выплаты.

Однако есть судебные дела и в пользу полного удержания (апелляционные определения Челябинского областного суда от 31.03.2015 по делу № 11-3194/2015, Кировского областного суда от 23.10.2014 по делу № 33-3787). Так, в последнем решении арбитры указали, что ограничение в 20 процентов устанавливает предельный размер удержаний из зарплаты работника при каждой ее выплате. То есть при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы. В случае окончательного расчета при увольнении это ограничение можно не применять.