Убедитесь, что вы правильно храните документы. Уже с 26 октября компании грозит новый штраф за организацию архива с ошибками и за несвоевременное уничтожение бумаг. Чтобы избежать санкций, учтите новые разъяснения Росархива.
Ввели новый штраф для компаний
С 26 октября для
организаций установили новый штраф за неправильное хранение документов (Федеральный закон от 15.10.2020 № 341‑ФЗ).
Такое нарушение теперь обойдется компании в 5—10 тыс. руб.
А для граждан и должностных лиц санкции выросли в 10 раз.
На практике организации
грозят штрафы в трех случаях:
·
нарушили условия хранения бумаг: компания
не поддерживает в архивохранилище нужный температурный
и световой режим, влажность, не установила охранную сигнализацию
и т. д. (постановление Хабаровского краевого
суда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018);
·
не уничтожили документы с истекшим сроком
хранения (постановление Хабаровского краевого суда
от 25.04.2019 по делу № 4А-240/2019);
·
преждевременно уничтожили или утеряли бумаги (постановление судебного участка № 55 Докузпаринского
района Республики Дагестан от 20.04.2017 по делу № 3-61/2017).
Кроме того, преждевременное уничтожение или утеря документов может подвести организацию и под санкции от налоговиков, фондов и ГИТ. Какие компании и ее руководству грозят штрафы — в табл. 1.
Таблица 1. Санкции от ФНС, фондов
и ГИТ за преждевременное уничтожение документов
|
Кто
оштрафует |
За
что оштрафуют |
Какие
санкции грозят |
Норма |
|
|
Налоговики |
Грубое
нарушение правил учета |
Штраф для
организации — 10 тыс. руб. Те же деяния, совершенные
в течение более одного налогового периода, обойдутся
ей в 30 тыс. руб. Для руководства штраф 10 тыс.
руб., а за повторное — 20 тыс. руб. или
дисквалификация на срок до двух лет |
Пункты 1 и 2
статьи 120 НК, пункты 1
и 2 статьи 15.11 КоАП |
|
|
Отсутствие
документов, подтверждающих расходы, вычеты и расчет заработной платы |
Инспекторы
доначислят налоги и выпишут штраф — 20% от суммы недоимки |
Пункт 1 статьи 122 НК |
||
|
Непредставление
документов |
На
камеральной или выездной проверке |
Штраф
200 руб. за каждый непредставленный документ |
Пункт 1 статьи 126 НК |
|
|
На
встречной проверке |
Штраф
10 тыс. руб. |
Пункт 2 статьи 126 НК |
||
|
По
конкретной сделке вне рамок проверки |
Штраф
10 тыс. руб. или 200 руб. за каждый непредставленный
документ. |
Пункт 1 или 2
статьи 126 НК |
||
|
Трудинспекторы |
Отсутствие
кадровых документов |
Штрафы
для компании — до 50 тыс. руб. и руководителя —
до 5 тыс. руб., за повторное —
70 тыс. руб. и 20 тыс. руб. соответственно |
Пункты 1 и 2
статьи 5.27 КоАП |
|
|
Фонды |
Непредставление
документов |
Для
руководства 500 руб. |
Статьи 15.6 и 15.33 КоАП
|
|
Что сделать.
Проверьте, правильно ли вы храните документы. Правила организации
архива установило Минкультуры в приказе
от 31.03.2015 № 526 (далее — Приказ № 526). Так,
чтобы защитить документы от света, их нужно хранить в папках
и переплетах, в шкафах и стеллажах закрытого типа.
Само архивохранилище
следует расположить подальше от лабораторных, производственных
и бытовых помещений, но при этом из него должны быть выходы
к лифтам и лестничным клеткам. В нем нужно обеспечить вентиляцию
и температурный режим.
Для хранения бумаг
необходимо придерживаться температуры 17—19 °С при относительной влажности
воздуха 50—55%, а для документов на магнитных дисках и дисковых
накопителях — 8—18 °С и влажности 45—65%. Также архивохранилище
надо оборудовать средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией.
Если не можете соблюсти все требования к архиву в офисе
компании, есть вариант сдать документы в государственный или
муниципальный.
С 18 февраля
действуют новые сроки хранения документов. Их Росархив утвердил приказом от 20.12.2019 № 236
(далее — Приказ № 236). Часть сроков в новом перечне уменьшили,
часть — увеличили. Основные бухгалтерские документы, по которым
изменились сроки хранения, смотрите в табл. 2.
Таблица 2. Новые сроки хранения
бухгалтерских документов
|
Документ |
Срок
хранения |
|
Первичка |
5 лет
при отсутствии разногласий с контрагентом |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
|
Документы
о недостачах, присвоениях, растратах (справки, акты, переписка) |
10 лет
после возмещения ущерба |
|
Документы
о реструктуризации долга по страховым взносам |
6 лет |
|
Документы
о реструктуризации долга по налогам |
6 лет |
|
Документы
по амортизации, переоценке, списанию основных средств и НМА:
протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения |
5 лет
после выбытия основного средства или НМА |
|
Акт
приема-передачи недвижимости |
5 лет
после выбытия недвижимости |
|
Документы
по дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет
при условии, что долг погашен |
|
Справки
2-НДФЛ |
5 лет,
если оформляете работникам лицевые счета или ведомости по зарплате; 50
или 75 лет, если не оформляете |
|
Реестры
сведений о доходах физлиц (справки 2-НДФЛ) |
5 лет |
|
Расчеты
по страховым взносам |
50 или
75 лет |
|
Ведомости
на выдачу дивидендов |
50/75 лет |
|
Журналы,
базы учета ценных бумаг |
До
ликвидации организации |
|
Справка
об исполнении обязанности по уплате налогов, взносов, пеней
и штрафов |
5 лет |
|
Документы
об инвентаризации активов, обязательств |
5 лет |
|
Годовая
отчетность по МСФО |
До
ликвидации организации |
Когда будете
устанавливать или проверять срок хранения того или иного документа, следуйте
трем правилам. Во-первых, новые сроки из Приказа
№ 236 применяйте ко всем документам. Неважно, составила
организация и ее партнер их после 18 февраля или
до этого момента. Исключение — бумаги, которые компания на эту
дату уже подготовила к уничтожению или внесла в описи дел постоянного
хранения (письмо Росархива от 13.03.2020
№ 7/693).
Во-вторых, если для
документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь
на максимальный. К примеру, так вышло с первичкой. По Приказу № 236 ее необходимо хранить
пять лет. Аналогичный срок предусмотрели для первичных документов
и в законе о бухучете (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011
№ 402‑ФЗ). Однако Налоговый кодекс требует хранить бумаги
только четыре года (подп. 8 п. 1
ст. 23 НК). Соответственно для компании безопаснее
сохранять их по максимуму — пять лет.
В-третьих, когда
документы не упомянуты в новом перечне, следуйте разъяснениям
Росархива. Такая ситуация произошла с приказами о работе
в выходные и праздники. Эти бумаги ведомство не детализировало
в новом Приказе № 236. Из-за чего
было неясно, сколько их хранить — 50/75 лет, как и приказы,
которые связаны с оплатой труда, или же пять лет, как,
к примеру, и приказы об отпусках и командировках. Росархив
пояснил, что сведения, которые содержатся в приказах по работе в выходные
и праздники, не влияют на исчисление трудового стажа, поэтому
хранить их нужно только пять лет (письмо
от 21.09.2020 № Р/Т-1279).
Но учтите, что такой срок
опасно применять к документам о работе сотрудников вредных
производств. По ним храните приказы 75 или 50 лет —
в зависимости от того, составили вы их до или
после 1 января 2003 года.
Что сделать.
Проведите ревизию архивных документов и проверьте их сроки хранения.
Неважно, составляете вы их на бумаге или электронно. Учтите три
нюанса, если формируете электронный архив:
1. первичка,
счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учета,
налоговые декларации и расчеты должны быть заверены электронной
подписью (письмо ФНС от 19.07.2017
№ СД-4-3/14079);
2. если
инспекторы запросили документ, который вы составили электронно
не по формату ФНС, его придется распечатать, заверить и указать,
что он подписан электронной подписью (письма Минфина
от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444 и ФНС от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).
Аналогичным образом поступайте и при запросах от ГИТ или прокуратуры
(п. 6 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ);
3.
когда в договоре с партнером прописаны
условия, при которых ему надо передать бумажный документ, его вам тоже придется
распечатать.
|
Сроки для хранения
бумажных документов могут сократить Организациям разрешат
перевести в электронный формат еще больше документов. О такой
возможности 14 сентября проинформировало Минэкономразвития на economy.gov.ru. Ведомство подготовило
проект, в котором предлагает дать компаниям право перевести
в электронный вид согласия на обработку персональных данных
и их отзывы, документы бухгалтерского учета, аудиторские заключения
и т. д. В этом случае бумажные экземпляры можно будет
уничтожить уже через год после оцифровизации. По словам
замминистра экономического развития Владислава Федулова, «такая
возможность сэкономит предпринимателям время, место и деньги».
По данным чиновников, сейчас общая сумма затрат бизнеса на хранение
бумажных документов оценивается в 3,5 триллиона рублей в год |
Если на ревизии
вы обнаружили, что срок хранения документов истек — уничтожьте их.
Для этого создайте специальную комиссию и оформите акт об отборе
документов с истекшим сроком хранения .
В день, когда будете
ликвидировать бумаги, составьте акт об их уничтожении.
От бумажных документов вы можете избавиться, к примеру,
с помощью шредера. Что касается электронных, их недостаточно удалить
просто с диска, на котором они хранились. Сделать это нужно при
помощи специальных программ (п. 4.13 Приказа
№ 526).
Разработали электронную систему для
кадровых документов
Уже с 1 октября
у каждой компания появилась возможность составлять, хранить
и обмениваться кадровыми документами на портале «Работа
в России» (информация на mintrud.gov.ru
от 01.10.2020). Тем более что его функционал доработали по окончании
пилотного периода (см. врезку).
|
|
Антон
Котяков, |
министр
труда и социальной защиты: |
|
Новый функционал
на портале «Работа в России» «По результатам
“пилота” мы доработали функционал портала “Работа в России”. Сейчас
любой участник эксперимента по электронному кадровому документообороту
сможет опробовать ведение кадрового документооборота на этой площадке.
Ведение ЭКД на портале “Работа в России” бесплатно, работодатели
тем самым могут избежать финансовых затрат на внедрение собственных
информационных систем по электронному кадровому документообороту.
С учетом тех выводов и предложений, которые будут поступать
от участников эксперимента, мы будем готовить предложения
по дальнейшему внедрению электронного кадрового документооборота. Это
важное условие для обеспечения распространения дистанционной занятости» Источник: mintrud.gov.ru |
||
Но есть один нюанс.
Составлять и хранить электронные документы в системе могут только
организации, которые заявили о своем участии в эксперименте
по переводу кадровых бумаг в электронный вид. Подробнее о нем
мы рассказали в статье Что сделать. Если вы решили
составлять и хранить кадровые документы в электронном виде
и получили на это согласие работников, направьте заявление
в Минтруд. Дедлайн — до 1 декабря. В нем укажите ИНН
компании, основной вид деятельности, штатную численность работников,
предварительное количество сотрудников, которые согласны перейти
на электронный документооборот, наличие профсоюза и место проведения
эксперимента.
После одобрения заявки
вам предоставят доступ к системе. На портале вы можете
воспользоваться как готовыми шаблонами электронных документов, так
и подгрузить свои формы (постановление
Правительства от 30.09.2020 № 1568). Оформленные
электронные документы вы найдете в подсистеме «Электронный кадровый
документооборот». Также на портале предусмотрели возможность выгрузки
бумаг. Это сможет сделать и работодатель, и сам сотрудник, который
дал согласие на участие в эксперименте, — каждый через свой
личный кабинет, что заметно упростит обмен документами и работу
организации.
Акт об отборе документов для
уничтожения
Утверждаю
Генеральный
директор
ООО «Компания»
Иванов (И.И. Иванов)
16.11.2020
Акт № 5
об отборе документов, не подлежащих дальнейшему хранению
г. Москва 16 ноября
2020 года
Комиссия, утвержденная приказом
от 10.01.2020 № 1, в составе:
председатель комиссии — замдиректора
по общим вопросам Н.Н. Николаев;
члены комиссии:
— главный бухгалтер В.В. Петрова;
— начальник отдела кадров С.С. Смирнова;
— юрисконсульт К.К. Ковалев;
— секретарь-референт П.П. Потапова
провела
экспертизу документов ООО «Компания», которые составлены на бумаге,
и выявила следующие документы, обязательный срок хранения которых истек
в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:
|
№ п/п |
Наименование документов |
Период составления |
Когда истек срок хранения |
Количество коробок, шт. |
|
1 |
Документы о дисциплинарных взысканиях |
С 01.01.2016 по 31.12.2016 |
31.12.2019 |
1 |
|
2 |
Документы о дисциплинарных взысканиях |
С 01.01.2015 по 31.12.2015 |
31.12.2018 |
1 |
|
<…> |
|
|
|
|
|
ИТОГО |
|
14 |
||
Заключение комиссии: документы,
перечисленные в настоящем акте, не подлежат дальнейшему хранению
и могут быть уничтожены. Предлагаемый способ уничтожения — измельчить
с помощью шредера и сдать в пункт приема макулатуры.
Председатель
комиссии:
замдиректора
по общим вопросам Николаев Н.Н.
Николаев
Члены
комиссии:
главный
бухгалтер
Петрова В.В.
Петрова
начальник
отдела кадров
Смирнова С.С.
Смирнова
юрисконсульт
Ковалев К.К.
Ковалев
секретарь-референт Потапова
П.П. Потапова
Комментариев нет:
Отправить комментарий