Электронная подпись: где и как получить, зачем проверять подпись контрагента

 

В преддверии 2022 года в закон об электронной подписи внесли срочные изменения. Из-за этого нужно решить, требуется ли вам менять подпись организации и ее представителей. Мы подсказали, что сделать.

Когда менять подпись организации

Сертификаты квалифицированной подписи на имя организации, ИП и нотариусов с 1 января 2022 года выдает только удостоверяющий центр ФНС и его доверенные лица: Сбербанк, АО «Аналитический центр». Но незамедлительно бежать за новой подписью не надо — сначала определите, когда заканчивается срок действия прежней электронной подписи.

ФНС выдает стандартную квалифицированную электронную подпись, которая подходит для взаимодействия с любыми ведомствами

Если получали подпись в удостоверяющем центре, который аккредитован по новым требованиям закона об электронной подписи и срок ее действия еще не истек, срочно менять подпись вам не надо — до 31 декабря 2022 года действует переходный период (ч. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2021 № 443‑ФЗ). Большинство операторов переаккредитовались по новым правилам, и выданные ими сертификаты действуют до истечения срока их ключа.

Если ваш удостоверяющий центр не прошел переаккредитацию, подпись надо заменить. ФНС выдает сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителям, которые вправе действовать от имени организации без доверенности. А значит, кроме руководителя никто иной не сможет воспользоваться этой КЭП. Вам потребуется токен и лицензия на КриптоПро CSP.

Зачем главбуху личная подпись и как ее оформить

Главбух может заверять документы компании личной подписью по доверенности. В 2022 году вы можете пользоваться двумя вариантами подписи.

До 31 декабря 2022 года еще действуют подписи, выданные по старым правилам. То есть те, где указаны ваши Ф. И. О. и сведения об организации.

С 1 марта 2022 года сотрудники, включая главбуха, также смогут заверять документы организации электронной подписью «физика». Такая подпись не содержит сведений о компании, только ваши Ф. И. О. Вам нужно будет подтвердить, что вы представляете компанию. Для визирования служебных документов, к примеру пояснений или ответов на запросы налоговой, вам дополнительно потребуется предъявить в ведомство машиночитаемую доверенность (ст. 17.1, п. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Такая доверенность не потребуется, если продолжить применять подпись, выданную по прежним правилам, то есть с данными организации. 

Когда главбуху оформить подпись, чтобы заверять документы компании

Подпись любого из двух видов можно получить в удостоверяющих центрах. Их список опубликован на сайте Минцифры digital.gov.ru в разделе «Важно» > «Аккредитация удостоверяющих центров». К примеру, оформить подпись в Москве можно, обратившись в АО «Электронная Москва», УЦ Контур и др. Электронная подпись «физика» платная. Чтобы ее получить, представьте в центр документы: паспорт и СНИЛС.

Как проверить подпись контрагента

 

Проявляйте бдительность и в отношении электронных подписей партнеров. Проверяйте их. Для этого есть несколько верных способов. Один из них — портал госуслуг. Вам для проверки потребуется портал ведомства в сфере использования электронной подписи (УФО) e‑trust.gosuslugi.ru > «Проверка квалифицированной электронной подписи и квалифицированного сертификата». Откроется страница, где нужно выбрать формат проверяемой подписи. То, в каком конкретно формате применили подпись, предварительно уточните у партнера. К примеру, это может быть файл в формате PKCS#7 при отсоединенной электронной подписи.

Загрузите документ для проверки в формате «Документ.xml» или «Документ.pdf» из архива файлов, полученных на электронную почту. Введите защитный код и нажмите «Проверить». Результат не заставит ждать, он отобразится автоматически на экране. Так, если проверка прошла успешно, появится сообщение: «Подлинность документа подтверждена». Также сервис покажет статус сертификата электронной подписи, сведения о ее владельце, где получена электронная подпись и срок ее действия.

При отрицательной проверке авторство электронного документа будет не подтверждено. В этом случае не торопитесь обвинять контрагента, воспользуйтесь альтернативными способами проверки. К примеру, это можно сделать через онлайн-интерфейсы, криптопрограммы, устанавливаемые на персональный компьютер. Либо используйте программу «Контур.Крипто» — crypto.kontur.ru/verify.

Защита от мошенников

Соблюдайте безопасность, чтобы снизить риски

Усиленная квалифицированная подпись и автограф от руки равнозначны (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). И если электронная подпись попадет к мошенникам, то от вашего имени они смогут визировать документы. Чтобы этого не произошло, не передавайте электронную подпись другим людям, включая своих знакомых и друзей, и даже если вы им безоговорочно доверяете.

Не оставляйте подпись в местах, доступных для посторонних. А если потеряли носитель (флешку), сразу обратитесь в удостоверяющий центр, чтобы отозвать электронную подпись. Подайте заявление об аннулировании сертификата (прекращении действия).

Регулярно проверяйте информацию о выпуске на ваше имя сертификатов электронной подписи. Сделать это можно в личном кабинете на портале госуслуг в разделе "Настройки и безопасность">"Электронная подпись«. Там размещены все данные, где и кем были выданы сертификаты подписи. А в разделе «Последние действия» отразится информация о том, какие операции совершали с подписью, к примеру, регистрировали ИП или ООО.

Чтобы не пропустить подозрительных действий, настройте уведомления от госуслуг. Воспользуйтесь памяткой (см. ниже), которую мы подготовили совместно со специалистами удостоверяющего центра «Контур».