Электронная первичка

Бумажный документ распечатывают и подписывают собственноручной подписью.

Электронную первичку создают с помощью учётных программ, заверяют электронной подписью и отправляют через электронного оператора связи.  На электронную почту прислали отсканированный счет-фактуру - это не значит, что мы получили электронный документ. Что бы по электронному счет-фактуре можно было принять НДС к вычету он должен быть составить его по установленной форме и подписан квалифицированной электронной подписью, которую необходимо получить в удостоверяющем центре. Для электронного документооборота нужна специализированная электронная подпись. Её выдают удостоверяющие центры. Всего три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Минфин считает, что подписать первичку можно любой из них. Согласно письму от 22.02. 2019 № 07-01-09/11672. Лучше выбрать усиленную квалифицированную подпись для безопасности. Эту подпись можно использовать для сдачи электронной отчётности. Об этом написано в письме ФНС от 17.01. 2014 № ПА-4-6/689. У каждого, кто подписывает документы, должен быть свой сертификат электронной подписи.
Как же признать расходы? Расходы по бумажной первичке можно признать, когда у компании есть оригинал документа, в котором стоит подпись ответственного лица. Если компания получила от контрагента только скан бумажно первички, признать такие расходы нельзя. Так же нельзя признать расход. если вместо подписи на документе стоит факсимиле.
Для признания расходов в учете на основании электронного документа. необходимо. чтобы документ был подписан электронной подписью.

Бумажные документы компания хранит у себя. Эти документы плохо защищены от внешних воздействий: могут сгореть при пожаре. Работник бухгалтерии неудачно пробивает документ дыроколом: так что не видно дату документа. За неправильно пробитые дырки нашей организацией при аудиторской проверке было получено замечание от проверяющего аудитора.
Пришлось обращаться к контрагенту, чтобы он выдал новый документ.

Электронная первичка хранится на серверах оператора электронного документооборота. Она надежно защищена от всех воздействий.

При передаче документов налоговикам  их можно быстро распечатать и отправить проверяющим. Все эти  действия по подготовке документов к проверке должны быть осуществлены за 5 или 10 рабочих дней. Иначе последует штраф по   статье 93 пункта 3, да и документы, которые хранятся в электронном виде. представить проще. Не надо собирать по всей бухгалтерии. Достаточно эти документы найти в программе оператора электронного документооборота и отправить налоговикам через интернет. Для электронного документооборота необходимо хорошо оснащенная бухгалтерия.  На каждого сотрудника. который подписывает первичку нужно завести электронную подпись. А как станет проще работать ведь первичка сразу попадает в базу бухгалтерской программы, её не нужно заносить вручную.  И в офисе нет пыли от бумажных документов.