Билеты на разный транспорт: отличия в учете расходов и вычете

Как регистрировать электронные билеты в книге покупок. Что делать, если в маршрутной квитанции НДС не выделен. Можно ли учесть расходы на питание в дороге

Налоговики стали чаще придираться к расходам на проезд и отказывать в вычете НДС, если в билете есть дополнительные сервисные услуги. Состав таких услуг зависит от вида транспорта. Плату за какие опции опасно включать в расходы и как принимать НДС к вычету?

Авиаперелёт

Стоимость билета на самолёт состоит из тарифа, топливного и других сборов. Некоторые авиакомпании называет эти сборы таксами. Набор услуг зависит от выбранного тарифа. К примеру, в базовый тариф авиакомпании "Сибирь" S7 входит провоз только ручной клади, а за багаж нужно доплачивать или выбирать тариф с багажом.

Зачастую доп. услуги выгоднее оформить сразу при покупке билета, так как многие перевозчики предоставляют скидки.  В итоге работодатель сэкономит на командировке. Если докупить отдельные опции после того, как авиакомпания выписала билет, это обойдется дороже.

Налог на прибыль. Полную цену авиабилета с учетом доп. услуг, но за минусом выделенного НДС, включите в налоговые расходы. Отразить затраты на ту дату, когда директор утвердил авансовый отчет по командировке под. 12 пункта 1 статьи 264 и подпункт 5. 7 статьи 272 НК. Чтобы учесть расходы на перелет, нужно два документа: бумажного билет или маршрутная квитанция электронного билета и посадочный талон. Квитанцию к электронному билету достаточно распечатать никакие штампы на ней не нужны.

В авиабилете и маршрутной квитанции есть информация об оплате. Но это бумаги подтверждает лишь сумму расходов на перелет и не доказывает что работник куда-то ездил. Так считают чиновники.  Они требуют чтобы факт перелёта сотрудник подтвердил посадочным талоном. Причём на нём должна была отметка о прохождении предполетного досмотра. Она доказывает, что пассажир прошёл досмотр и допущен к полёту ( Письма Минфина от 18.12.17 за № 03-03 РЗ/84409 и от 20.10 2017 за № 03- 03- 06/1/ 68 721).

Если работник купил билет в бизнес-класс, подготовьте аргументы, чтобы обосновать затраты в повышенном размере. Например, сошлитесь на отсутствие более дешевых билетов на нужный рейс. Предупредите работников что в подобной ситуации они делали скриншот с сайта компании. Из него должно быть видно, что других билетов на этот рейс покупки не было. Только, если руководитель всегда летают бизнес-классом включите условиях положение о командировках:
"Во время служебных командировках при следовании к месту назначения обратно перелет бизнес классом и проезд по железной дороге в вагонах люкс СВ разрешён следующим работникам: генеральному директору, заместителем главного бухгалтера и начальнику отдела сбыта.

 НДС

Авиаперевозки по России, включая стоимость дополнительных сервисных услуг, облагается НДС по ставке 10% (подпункт 6 пункта 2 статьи 164 Налогового Кодекса и письмо Минфина от 17.05 2018 за № 03-07-07 / 33072). Это норма будет действовать до конца 2020 года пункт 06 .04.2015 статьи 3 Федерального Закона.

К воздушным  перевозкам за пределы РФ, а так же в аэропорты Калининградской области и Крыма из них применяется нулевая ставка по (подп. 4. 4.1 и 4.2 ст. 164 Налогового Кодекса. Но  льготная ставка при поездка в Крым действует лишь до конца 2018 года ( пункт 4 статьи 2 Федерального закона от 04.06 2014 151-ФЗ).

Дополнительная комиссия, которые прямо не связаны с перелётом например за обработку платежа или выписку билеты на бумаге, облагается НДС по ставке 18%. Вы вправе принять к вычету сумм НДС, которая перевозчик выделил в бумажном авиабилете или маршрутной квитанции электронного билета. Счёт-фактуры для вычета не нужен. Это недавно подтвердил Минфин ( письмо 28.05 2018 за №  03-07-07/36077).

 В книге покупок зарегистрируйте бумажный  или электронный авиабилет. Сведения об электронном билете возьмите из маршрутной квитанции. На каждый билет делайте одну запись и оставьте общую сумму НДС, даже если налог разбит на несколько ставок. Если перевозчик не указал в билете НДС, выделяйте его расчетным путем. Полную стоимость билета включайте в расходы.

Если работник потерял посадочный талон или на нём нет отметки от предполетного досмотра, расходы на проезд учитывать опасно. Факт перелёта нужно подтвердить другими документами. Попросите сотрудников, чтобы он взял в авиакомпании справку точно обычно эта услуга платная, цена зависит от перевозчика и варьируется от 500 до 1000 руб. В некоторых авиакомпаниях заказать и оплатить справку можно прямо на их сайте.

Если возможность обойтись без лишних затрат. Но она  доступна только для тех пассажиров, которая зарегистрироваться в программе лояльности авиакомпаний например Аэрофлот бонус . После поездки начисление миль за перелет работник должен сделать скриншот из этой программы. Там есть сведения о дате каждого период, маршрутах и номерах рейсах только эти сведения достаточно,

Поездка на поезде

Набор сервисных услуг на железнодорожном транспорте зависит от класса обслуживания, которая стоит в билете. Если на билете нет пиктограмм о составе доп услуг, их перечень можно узнать на сайте ОАО "РЖД". На главной странице откройте вкладку "Пассажирам", слева выберите раздел "Дальнее следование", типы и классы обслуживания и нажмите закладку названием перевозчика. Только учтите что у разных перевозчиков одинаковые классы обслуживания могут иметь свой набор доп услуг.

Налог на прибыль. Ревизоры согласно, что стоимость доп услуг РЖД билетах это часть платы за проезд. Поэтому всю стоимость билета за минусом НДС, который выделил перевозчик, включайте расходы ( письма Минфина от 19.06 2017 за № 03 - 03- 06/1 /379 45 и 16.06 2017 за № 03-03 РЗ/37488). Есть риск спора с налоговиками, если перевозчик указал билете стоимость питания. Инспектора против учета таких расходов.  Они утверждают, что компенсация затрат на питание в командировке компания и так выдает сотруднику суточные (письмо Минфина от 20.05 2015 за № 03 - 03 - 06/1/28725). Если вы не намерены спорить с ревизорами, безопаснее учесть расходы в цене билета за минусом доплаты за питание.

Когда класс обслуживания включает питание, но его стоимость билете отдельно не указано, всю цену билета за минусом НДС вы вправе включить в расходы. Минфин с этим согласен (письмо от 12.05 2017 за номером 03 - 03- 06/1/ 287 25).

НДС железнодорожные перевозки как пределах России, так и за  границу облагается НДС по ставке 0% процентов, а допуслуги -по ставке 18% ( помп. 4 и 9. 3 пункта 3 статьи 164 Налогового Кодекса). Нулевая ставка по внутрироссийским поездкам действует до конца 2029 года года ( пункта 11 статьи 13 Федерального закона от 30.11 2016 № 401-ФЗ)

Вычет НДС по железнодорожным билетам зависит от того, входит ли питание в доп пакет. Когда класс обслуживания  не включает питание, примите к вычету всю сумму налога, которую переводчик указал в билете.  Состав остальных сервисных услуг услуг не имеет значения (письмо ФНС от 09.01. 2017 за № СД-4-3/@).

Счёт-фактуру для вычета входного НДС не нужен.  Достаточно будет бумажно железнодорожного билета или распечатки контрольного купона электронного проездного документа, в котором перевозчик  выделил сумму НДС. Его и зарегистрируйте в книге покупок (письмо Минфина от 28.05 2018 за № 03-07-36077).
Есть ли в доп услугах есть питание, без НДС по таком билету нельзя принять к вычету. На этом настаивает Минфин.

 Причём даже в том случае, когда  в стоимость проезда входит не только питание, но и другие сервисные услуги. Например постельные принадлежности. 

Сумму НДС, которую вы не вправе заявить к вычету, в налоговые расходы не включайте. Ведь покупатель учитывать входной НДС в расходах только в тех случаях, которые перечислены в пункте 2 статьи 170 Налогового Кодекса.  Затраты на командировки в нем не упоминается.

Поездка на междугороднем автобусе

В стоимость билета на междугородний автобус можно дополнительно входить в сбор за предварительную продажу, страховку и другие комиссионные сборы. Зачастую перевозчик не выделяет эти составляющие указывают в билете лишь итоговую сумму.

Пассажир вправе провести с собой в автобусе одно место ручной клади. Это входит в цену билета. Пункта 1 статьи 22 Федерального Закона от 08. 11. 2007 замена 259 - ФЗ. Если работник едет в командировку с большим количеством багажа , например везёт оборудование или образцы товаров для их провоза нужно купить отдельный билет.

Налог на прибыль. Полную стоимость пассажирского билета на автобус включайте в расходы. Если перевозчик выделяют в нём НДС, предварительно вычтите этот налог из указанной суммы. Проверьте, чтобы в билете были все реквизиты, которые перечислены в пункте 2 приложения 1 к правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом (утвержденным постановлением Правительства от 14.02 2009 за №1120).Обязательным считается следующие сведения: слово "билет"

• Серии номер билета 
• Наименование перевозчика
• Марка автобуса
• Дата и время отправления
• Дата и время прибытия
• Номер места
• Стоимость билета
• Дата и время продажи

Перевозчик может добавить билет дополнительные реквизиты, например указать гос.номер автобуса или фамилию имя отчество водителя (пункт 43 правила перевозок). Это не влияет на учёт затрат.

Компания вправе признать расходы на провоз дополнительного багажа, только если их одобрил гендиректор. Разовое разрешение включите в приказ о командировке или оформите отдельного документом. Когда работники часто возит грузы на междугородних автобусах, обязанность возмещать затраты на покупку багажных билетов пропишите в положении о командировках. Этот пункт можно оформить так:

" При следовании к месту служебной командировки и обратно на междугородних автобусах для транспортировки образцов товаров и иных служебных грузов командированный работник дополнительно приобретает билеты на провоз багажа. Работодатель обязуется возместить эти расходы работнику"

НДС.  Междугородние автобусные перевозки облагается НДС по ставке 18% ( пункт 3 статьи 164 НК). Если в билете на автобус переводчик выделить сумму НДС, вы вправе принять её к вычету. Принцип такой же как по билетам на самолёт или поезд. Вам не нужно получать счёт-фактуру.  Заявите вычет на основании билета, его и зарегистрируйте в книге покупок 7 статьи 171 абзаца 1 пункта 1 статьи 172. Но это относится только к пассажирским  билетам.

 Ситуации по багажным билетам другая. Когда перевозчик указал НДС отдельной строкой, для вычета налога безопаснее запросить счёт - фактуру. Ведь вычет на основании билета допускается только по расходам на проезд к месту командировки и обратно пункт 7 статьи 171 Налогового Кодекса налоговики могут заявить, что плата за провоз багажа не считаются с затратами на проезд. В итоге они откажут вычеты "багажного" НДС, если у вас не счёт-фактуры.

 Со всех автобусных билетах делайте ксерокопию, заверяйте их и прикладывайте к авансовым отчетам по командировкам.  Зачастую билета печатает на термобумаге, которая со временем выцветает. Из-за этого  есть риск , что инспекторы снимут расходы и вычет.

Суды согласные что нечитаемый билет не даёт право на вычет НДС. Постановление Арбитражного суда Северо - Кавказского округа от  28.04 2017 по делу № А-15 1057/ 2016). Но в таком случае чиновники разрешают подтвердить расходы и вычеты ксерокопией исходного документа (письмо Минфина от 17.09 2008 № 03- 03- 07 / 22).

Если перевозчик не указал НДС в билете, налог нельзя выделять расчетным путем. Многие небольшие компании применяет упрощенку или вмененку. Поэтому не платят НДС подпункт 15 16 пункта 3 статьи 346 номер  НК.