Осторожно с копиями паспортов сотрудников

Исполнили требование налоговиков

Необходимо пересмотреть свое отношение к требованиям налоговиков, особенно когда у вас запрашивают персональные данные физлиц. Проблема в том, что если в одних случаях вы просто обязаны предоставить информацию, то в других инспекторы явно перегибают палку и даже подводят компанию под штраф в 500 тыс. руб., а то и более.

Осторожно с копиями паспортов сотрудников

Бухгалтеры начали массово получать из инспекций требования представить паспортные данные сотрудников, на которых сдали справки 2-НДФЛ. Причина якобы в том, что сведения в справках не совпадают с теми, что есть у налоговиков. Причем по телефону проверяющие говорят, что достаточно направить им копии паспортов.

В чем опасность. Копии паспортов содержат персональные данные сотрудников. При этом компания вправе собирать о работниках лишь ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ). Цель предоставления паспорта при трудоустройстве — оформление трудовых отношений. Как только вы заключили трудовой договор, копию паспорта нужно уничтожить. Исключение — госслужащие (п. 16 Положения, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).

Хранение копий паспортов само по себе нарушение (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Передача их третьим лицам без согласия «физика» тем более. Если в ходе проверки будет выявлено несколько нарушений, к ответственности привлекут за каждое из них. Причем как организацию, так и виновное должностное лицо (ч. 3 ст. 2.1 КоАП). Если учесть, что штраф за один такой промах составляет до 75 тыс. руб., то довольно легко попасть сразу на полмиллиона, а то и больше (ч. 1 и ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Как реагировать на запрос. Если получили от налоговиков требование по ТКС, направьте в ответ электронную квитанцию о его приеме. На это у вас есть шесть рабочих дней (п. 5.1 ст. 23 НК). Пропустите срок — инспекция заблокирует счет компании.

Пятидневный срок для передачи пояснений считайте со дня, следующего за днем отправки квитанции. Если вышлете квитанцию на шестой день, то для подготовки ответа у вас будет больше времени — не 5 рабочих дней, а целых 11.

Прежде всего установите, насколько вообще требование законно, то есть на каком основании направлен запрос. Обычно инспекторы приводят ссылки на статьи НК. Вам нужно точно знать их расшифровку. Например, когда указана статья 105.29 НК, то запрос направлен в рамках налогового мониторинга. Если ваша компания в нем не участвует, то никакие пояснения и документы представлять не нужно. Достаточно сообщить об этом налоговикам. Это нам подтвердили в ФНС .

	Сергей Тараканов,	советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:
На незаконные требования инспекторов отвечайте отказом «В рамках налогового мониторинга истребуются документы только у организации, в отношении которой проводится налоговый мониторинг. Поэтому ссылка на положения статьи 105.29 НК РФ в требовании о представлении документов (информации) не соответствует закону. Целесообразно сообщить об этом письмом налоговому органу»

Когда требование законно, но копий паспортов у вас нет, в течение одного рабочего дня сообщите инспекторам о невозможности представить запрошенные документы или информацию. Уведомление составьте по форме из приказа ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@. Вам нужно заполнить второй блок. К отказу рекомендуем приложить пояснения. В них укажите, что законодательство не обязывает вас хранить копии паспортов, а в справках 2-НДФЛ верные сведения и уточненки подавать не требуется. Но предварительно убедитесь, что ошибок нет .

Важно Надо ли уточнять справки 2-НДФЛ Убедитесь, что в справках 2-НДФЛ привели достоверные сведения на дату отчета. Проверьте ИНН физлица, его Ф. И. О, дату рождения, серию и номер паспорта, а также дату выдачи. Когда все верно, письменно сообщите инспекторам, что ошибок нет. Даже если персданные работников изменились после сдачи справки, уточненку не подавайте (разд. III Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Скорректируйте сведения, только если обнаружите ошибку. Уточненку оформите на том же бланке, что и исходную справку. Включите в нее все показатели — и исправленные, и те, что были верны. Номер справки не меняйте. Укажите порядковый номер корректировки — 01, 02 и т. д. Если включили лишние сведения, подавайте не корректирующую, а аннулирующую справку

Если решили отправить налоговикам копии паспортов, то рекомендуем, во-первых, уточнить у инспекторов, действительно ли проблема со всеми справками 2-НДФЛ. Это по меньшей мере странно. Скорее всего, в программе налоговиков какой-то сбой.

Во-вторых, обязательно заручитесь согласием каждого работника на хранение и обработку персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ). Безопаснее отдельное согласие оформлять всякий раз, когда копия паспорта потребовалась для какой-то конкретной цели. Нестыковки в справке 2-НДФЛ — не единственный случай, когда копия может потребоваться, в том числе и налоговикам.

Кто такие бенефициары и что о них бухгалтер должен сообщить инспекторам

Для многих бухгалтеров этим летом стали в диковинку запросы налоговиков предоставить сведения о бенефициарах компании, то есть выгодоприобретателях. На самом деле это «физики», которые в конечном счете прямо или через третьих лиц владеют юрлицом либо имеют возможность контролировать его действия. При этом владение означает преобладающее участие более 25 процентов в капитале (информсообщение Росфинмониторинга от 17.01.2017).

Запрос инспекторы составляют по форме из приказа ФНС от 20.12.2018 № ММВ-7-2/824@. От вас они ждут следующие сведения о бенефициаре:

·         Ф. И. О.;

·         гражданство;

·         дата рождения;

·         реквизиты документа, удостоверяющего личность;

·         данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранца или лица без гражданства на пребывание (проживание) в РФ;

·         адрес места жительства (регистрации) или места пребывания;

·         ИНН.

В чем опасность. Впервые получив такое требование, многие бухгалтеры растерялись и стали искать решение в интернете. А там находили «умные» советы, что ничего инспекторам предоставлять не надо. Нет у них, дескать, полномочий запрашивать такие сведения. «Антиотмыванием» преступных доходов и т. п. занимаются исключительно банки. Но это в корне неверно.

Закон обязывает всех юрлиц располагать информацией о своих выгодоприобретателях, хранить ее и обновлять каждый год (п. 1 ст. 6.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115‑ФЗ). Перечень исключений закрытый. В него включили:

·         госорганы, органы местного самоуправления, учреждения в их ведении, государственные внебюджетные фонды, государственные корпорации или организации с долей РФ, субъектов РФ либо муниципалитетов более 50 процентов акций (долей) в капитале;

·         международные организации;

·         эмитентов ценных бумаг, допущенных к организованным торгам;

·         иностранные организации, ценные бумаги которых прошли процедуру листинга на иностранной бирже из перечня Центробанка;

·         иностранные структуры без образования юридического лица с такой организационной формой, которая не предполагает наличия бенефициарного владельца или единоличного исполнительного органа.

Предполагается, что, если ваша организация не попала под исключения, вы должны располагать сведениями о ее бенефициарных владельцах. А право налоговых инспекторов запрашивать эту информацию прописано непосредственно в «антиотмывочном» законе (п. 6 ст. 6.1 Закона № 115‑ФЗ). Если требование проигнорируете, компанию оштрафуют на 100—500 тыс. руб., должностных лиц — на 30—40 тыс. руб. (ст. 14.25.1 КоАП).

Как реагировать на запрос. Обязательно ответьте на требование. Ориентируйтесь на дату, которая указана в запросе, или отсчитайте пять рабочих дней с момента, когда его получили (п. 4 Правил, утв. постановлением Правительства от 31.07.2017 № 913). Такой же срок отводится на то, чтобы сообщить, что у вас нет информации о конечных выгодоприобретателях вашей компании, но вы приняли все меры, чтобы их установить. Для этого вам нужно предъявить письма, которые вы разослали возможным бенефициарам, и ответы на них.

Вы вправе направить обращения учредителям, участникам или лицам, которые иным образом контролируют вашу компанию (п. 4 ст. 6.1 Закона № 115‑ФЗ). Воспользуйтесь образцом 2.

Ответ на электронный запрос инспекции передайте по ТКС либо на флешке с сопроводительным письмом на бумаге. Учтите, что налоговики начинают интересоваться выгодоприобретателями, в том числе когда в своей проверочной программе видят сложные «разрывы» по НДС. Поэтому велика вероятность, что в дальнейшем последуют проблемы с вычетами.

Инспекторы интересуются личными счетами главбухов

У налоговиков появилось ноу-хау. Они стали запрашивать выписки по личным счетам и вкладам главных бухгалтеров. Требования приходят по почте заказным письмом с извещением о вручении. Такой историей поделилась ваша коллега на профессиональном форуме:

«Получила из налоговой требование предоставить выписки по моим личным счетам в банках за период 2016—2017 годов в связи с выездной налоговой проверкой организации. Я в ней никогда не работала, но возглавлял ее в то время мой руководитель (по совместительству). Я же была главным бухгалтером и никакого отношения к проверяемой организации не имела. Если честно, то почему-то стало жутко…».

Коллеги разделились во мнении, что делать и нужно ли отвечать на такие запросы. Сошлись в одном — это не к добру.

В чем опасность. Налоговики вправе запрашивать документы и информацию у любых лиц, которые располагают сведениями о проверяемом лице (п. 1 ст. 93.1 НК). Поэтому оставлять запрос без ответа нельзя. За непредставленные документы оштрафуют на 10 000 руб., за непереданную информацию — на 5000 руб. (п. 2 ст. 126 и ст. 129.1 НК).

Но не это самое страшное. Есть риск, что таким образом инспекторы пытаются вычислить участников налоговой схемы. То есть ищут доказательства того, что руководитель и главбух были в сговоре.

Как реагировать на запрос. Ответить нужно как минимум для того, чтобы избежать штрафа. Сделать это можно в произвольной форме. Если никаких платежей от проверяемой организации не получали, так и напишите. На ответ у вас есть пять рабочих дней.

Лукавить не стоит, поскольку инспекторы смогут запросить сведения напрямую в банках. Для этого им нужно получить добро руководителя УФНС или его заместителя (ст. 86 НК и письмо Минфина от 24.07.2018 № 03-02-07/1/51866). И если в итоге выяснится, что вы сообщили недостоверную информацию, подозрение проверяющих о вашем непосредственном участии в схемах только укрепится. Наши опасения подтверждают и налоговые юристы .

	Сергей Рюмин,	управляющий партнер ООО «КАФ “Инвестаудиттраст”»:
Зачем налоговикам выписки по счетам главбуха «Видимо, ИФНС считает, что бухгалтер может тоже быть связан с проверяемым ООО. Не имея прямых доказательств, хотят получить больше сведений. Вдруг в выписках бухгалтера будут поступления или платежи в адрес, пускай не самого проверяемого ООО, но каких-то связанных с ним юрлиц или граждан. Если никаких выплат от проверяемого ООО бухгалтер не получал, то так и надо ответить, что отношения к деятельности ООО “ННН” не имеет, ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях с ним не состоял, не располагает никакими документами, касающимися его деятельности, и, в частности, не получал от данного лица никаких платежей на свои счета в указанный в требовании период. Оставлять вообще без ответа опасно ввиду возможности штрафов, которые потом дольше и сложнее оспаривать, чем просто ответить вышеуказанным образом»

Не имеет смысла делать вид, что вы не получили запрос. Инспекторы рассчитают срок с даты отправки почтового отправления. Поэтому штраф все равно выпишут. Вы сможете отбиться от него, если приведете уважительные причины, которые помешали вам вовремя ответить. Например, были в отпуске и проводили его вдали от дома.

В любом случае, если вам известно о том, что ваш руководитель так или иначе связан с проверяемой организацией, сообщите ему о запросе. Возможно, он сможет прояснить ситуацию.