В
этом году из-за антикризисных мер чиновников бухгалтеру практически
нереально выкроить даже две недели отпуска так, чтобы работа
не пострадала. Некоторые отчеты стали ежедневными, а ответить
на запросы инспекторов нужно в течение пяти дней. Иначе штрафы,
блокировки счетов и другие «сюрпризы».
Но перевести дух просто
необходимо. В статье рекомендации и памятки для сотрудников,
которые помогут вам сделать так, чтобы в отпуске вас не тревожили
по пустякам, а после отдыха не ждал аврал в бухгалтерии.
Распределите свои обязанности между
коллегами
Определите, кто будет вас
замещать во время отпуска. Составьте письменное распоряжение, кто
за какие вопросы отвечает. Особенно документ пригодится, если у вас
нет штатного заместителя или, напротив, их несколько. Возможно, кому-то
из подчиненных придется доплатить. Оговорите это с сотрудниками
и с руководителем.
Подчиненным разошлите
общую памятку. В ней установите порядок работы на время вашего
отпуска.
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ИНН 7710222222, КПП 771001001 127015,
г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10, офис 70
ОГРН
1234567890123 Тел.:
(495) 925-00-00
Памятка
о порядке работы во время отпуска главного бухгалтера
г. Москва 5 августа
2020 года
1. Главный бухгалтер компании Петрова В.В.
будет в отпуске с 10 по 30 августа 2020 года
включительно.
2. Счета-фактуры и другие
документы за главбуха подписывает
Степанова Л.С., старший бухгалтер
Ф.
И. О., должность
3. Ежедневно в программе оператора
электронной отчетности входящие письма проверяет и принимает
Степанова Л.С., старший бухгалтер
Ф. И. О., должность
4. Если из ИФНС поступит требование
о представлении документов, подготовить и направить необходимые копии
в течение 10 рабочих дней с момента получения требования или
подготовить уведомление о продлении срока, бланк которого находится
в папке на сервере по адресу F:\Бухгалтерия\Для запросов
из ИФНС. Там же находится образец ответа.
5. Если из ИФНС поступит требование
о представлении пояснений, подготовить, согласовать со мной
по электронной почте или скайпу и направить в течение пяти
рабочих дней с момента получения требования. Сроки представления
пояснений продлить нельзя! Отсчет срока начинается на следующий день
за днем фактического вручения указанного сообщения.
6. При приеме или при увольнении
сотрудников немедленно формируйте отчет по форме СЗВ-ТД. Представить его
нужно не позднее следующего рабочего дня. Ответственный —
Степанова Л.С., старший бухгалтер.
7. Не передавайте никому информацию
о доходах и расходах компании, не сообщайте персональные данные
сотрудников. Письма, которые приходят на электронную почту от ИФНС,
Роструда, ФСС России, ПФР и прочих учреждений, не открывайте. Это
может быть вирус.
8. Счета на оплату предварительно
визирует генеральный директор. Безналичные платежи переводит
Степанова Л.С., старший бухгалтер
Ф. И. О., должность
9.
В случае отзыва лицензии у банка _ПАО «Надежный Банк»_
немедленно сообщить об этом генеральному директору.
10. Главного бухгалтера в отпуске
беспокоить только в случае крайней необходимости.
Телефон для связи +7 (910) 445 1122 или по скайпу Petrova
.
11. Если пригласят на налоговую
комиссию, передайте, что главбух в отпуске. Попросите контакты, главный
бухгалтер перезвонит, когда вернется из отпуска.
12. В случае увольнения
в августе более 10 процентов сотрудников, немедленно сообщить
об этом генеральному директору. Компания может потерять право
на льготный кредит, который организация получила в июне.
Главный
бухгалтер
Петрова Петрова В.В.
Поставьте в известность
о своем отпуске коллег и контрагентов
Предупредите о своем
отпуске подчиненных и коллег из соседних отделов, которые
контактируют с бухгалтерией. Даже если информация об отпуске
появляется на корпоративном сайте, не все заглядывают на него,
прежде чем отправить вам сообщение или позвонить. Для менеджеров подготовьте
отдельную памятку, чтобы в отпуске они вам не названивали,
к примеру, с просьбой поставить печать на том или ином документе.
Сообщите
о предстоящем отпуске представителям контрагентов, с которыми
общаетесь чаще всего. Если их много, предупредите хотя бы основных
партнеров. Сформируйте письмо-уведомление и разошлите по электронной
почте с пометкой «важно». Укажите в нем, через кого решать вопросы
в ваше отсутствие. Это необходимо, поскольку у контрагентов могут
возникнуть проблемы, например, с налоговой из-за нехватки первички или
расхождений в отчетах.
Временно установите
в вашей электронной почте автоматический ответ. Любой, кто напишет вам,
сразу получит сообщение, что вы в отпуске, вернетесь тогда-то,
а пока обращайтесь к заместителю, номер такой-то. В скайпе или
другом мессенджере вы также можете написать, что находитесь в отпуске
и когда будете на связи.
Научите заместителя, как продлить срок
ответа на требования из налоговой
Вы можете перед отпуском
сдать все отчеты и провести основные платежи. Но нужно учитывать, что
за время, пока действовал мораторий на проверки, у инспекторов
накопились к компаниям вопросы. Поэтому требования дать пояснения или
предоставить документы могут поступать в бухгалтерию практически
ежедневно.
Поделитесь
с коллегами хитростью, как продлить сроки. Не нужно отправлять
квитанцию о получении запроса в тот же день. На это есть
шесть рабочих дней, как получили требование (п. 5.1
ст. 23 НК). Затягивать дольше нельзя — инспекторы
могут заблокировать счет (подп. 2 п. 3
ст. 76 НК). Срок для ответа отсчитывается с даты
отправки квитанции.
Распорядитесь, чтобы
заместитель согласовывал все пояснения с вами. А чтобы получить
отсрочку на подготовку запрошенных документов, достаточно направить
в инспекцию уведомление о невозможности за отведенное время
исполнить требование по причине отпуска главного бухгалтера. Сделать это
нужно не позднее следующего дня, как отправили в налоговую
квитанцию о приеме запроса (п. 3
ст. 93, п. 5
ст. 93.1 НК). Поэтому заранее подготовьте образец уведомления,
чтобы с этим у ваших коллег не было затруднений .
За время вашего отсутствия они могут начать сбор документов. А если
исходя из запроса можно понять, какой сделкой заинтересовались
проверяющие, целесообразно проинформировать об этом контрагента,
с которым ее заключили.
Дайте отдельные указания по отчетам
в ПФР
Сообщать фонду
о приеме или увольнении работника теперь нужно не позднее
следующего дня с даты приказа. Для этого в ПФР направляется
форма СЗВ-ТД. Если именно вы составляете этот отчет, оставьте образец, как
его заполнить (см. образец 4).
Если компания получила льготный кредит на возобновление деятельности и рассчитывает его не возвращать, важно контролировать численность сотрудников. Чтобы вам списали кредит и начисленные проценты, необходимо сохранить штат минимум на 90 процентов по сравнению с 01.06.2020 . При этом численность определяется по данным СЗВ-М за соответствующий месяц, и в нее входят как сотрудники, так и подрядчики. Увольнение работника в текущем месяце может быть некритичным, поскольку вы его все равно покажете в СЗВ-М за этот период. Но оно повлияет на показатель численности в следующем месяце. Это необходимо учитывать.
В некоторых ситуациях
имеет смысл перенести дату увольнения на следующий месяц. Например,
предоставить отпуск с последующим увольнением. Тогда у компании будет
больше времени на то, чтобы взять нового работника или подрядчика
с тем, чтобы выполнить условия кредитования. Но такие решения
принимает не бухгалтер, а руководитель. Поэтому с ним нужно
согласовывать все кадровые мероприятия, когда численность работников близка
к лимиту в 90 процентов.
Не упускайте возможность вернуть часть
денег за отпуск
Часть суммы, которую
вы потратите на отпуск в любом регионе России, можно будет
вернуть. Правительство уже одобрило специальную программу. Условия такие:
·
период поездки — с 15 августа
по 20 декабря 2020 года, для черноморских курортов —
с 1 октября по 20 декабря 2020 года;
·
период проживания в гостинице должен
составлять не менее четырех ночей;
·
стоимость отдыха не меньше
25 тыс. руб. Эта сумма может включать в себя как только расходы
на проживание, так и с учетом стоимости перелета;
·
оплатить поездку нужно исключительно картой
«Мир».
Деньги вам вернут
на ту же карту. Но не всю сумму, а только часть:
·
5 тыс. руб. — за отдых
стоимостью от 25 тыс. до 50 тыс. руб.;
·
10 тыс. руб. — за отдых
стоимостью от 50 тыс. до 75 тыс. руб.;
·
15 тыс. руб. — за отдых,
который обошелся дороже 75 тыс. руб.
Ознакомиться
с правилами можно на специальном сайте sale.russia.travel,
а также на портале Мирпутешествий.рф.
Расскажите об этом работникам. Возможно, они согласятся перейти
на карту «Мир». Тем более что с 1 октября на карты других
банков все равно нельзя будет перечислять пособия.
Комментариев нет:
Отправить комментарий